הפרדוקס בתחום ה-BI

"BI הנו תחום החשוב ביותר ל 2009" זהו משפט ששמענו הרבה מארגוני enterprise בישראל לאחרונה. הקיצוצים בתקציב הובילו לפחות פרויקטי IT חדשים ויותר התמקדות בדברים הקיימים. פרויקטי BI במובן הזה הם "קלאסיים" – עוזרים להוציא יותר ערך ממערכות קיימות, ועוד סיבה חשובה: לרוב הארגונים יש כבר לא מעט כלי BI, ויש מחלקת BI פנימית, כך שניתן בעלויות צנועות למדי לבצע פרויקטי "הרחבת BI ליותר משתמשים בארגון.

אלא שהעלאת תחום הBI לראש סדר העדיפות לאו דווקא אומרת הגדלת תקציב ה-BI. רוב הארגונים מדברים על ניסיונות לקצץ בעלויות ה-BI הקיימות, מה שיאפשר להרחיב את השירותים ליותר גורמים בארגון. בנוסף, כיום ארגונים משלמים אחוזי התחזוקה שנראים להם גבוהים ממילא לעומת מה שהם מקבלים. חלק מהספקים מייקרים כעת את אחוזי התחזוקה מה שמחזק את הרצון לחסוך הרבה יותר ברשיונות, רצון שאנו בהחלט רואים כיום אצל ארגונים.
וכך מתקיימת מגמה והיפוכה: מצד אחד רצון להרחיב את שירותי ה-BI בתוך הארגון, ומצד שני – לצמצם ולהגביל כדי לחסוך ברישוי. שוחחתי עם כמה מנהלי BI שתקפו את אותו נושא מכמה זוויות, כולם דיברו על הפרדוקס שבין הרחבת השירותים ליותר משתמשים ומצד שני מגמת צמצום והתכנסות.

היוזמות שמתקיימות כעת אצל ארגונים במטרה לחסוך ברישוי:

• עריכת Audits של המשתמשים – בדיקה מי משתמש במה, ובאיזו תכיפות. מנהל שניגש לדוח פעם בכמה חודשים אולי אינו מצדיק רישוי מלא
• התחשבנות עם גופים בארגון לצורך מימון הרישוי בעצמם / חלק ממנו
• בחינה של כלי BI מבוססי קוד פתוח (דוגמת Pentaho) – שמענו זאת רק אצל מעט ארגונים בינתיים
• כמה ארגונים שקלו מחדש האם להישאר בחוזה תחזוקה או לא (בתחום זה לא שמענו על צעד ממשי בנושא, לעומת תחומים אחרים בהם כן שמענו), מתוך מחשבה שאם יצטרכו תמיכה אולי שווה יהיה לשלם תעריף שעה גבוה שעדיין יהיה יותר זול מעלות התחזוקה השנתית
• ניסיון לצמצם במספר כלי ה-BI בארגונים בהם נוצרו "איי BI" שונים עם כלים שונים. קונסולידציה בכלי ה-BI הנה מגמה בינלאומית (בשל גודל הארגונים שם והאופי היותר מבוזר של יוזמות BI). ראינו זאת בארגונים היותר גדולים, משום שבתחום זה בישראל מצבנו הרבה יותר טוב מזה של ארגוני ענק בחו"ל שכל רכישת חברה מוסיפה להם עוד אוסף של כלי BI לפורטפוליו. מחלקות הBI בישראל, וכל ארכיטקטורת ה-DW בכלל, הרבה יותר ריכוזית בישראל מאשר ארגונים בינלאומיים, כך שנושא הקונסולידציה של כלים קצת פחות אקוטי.
• בחינת הפורטל כאמצעי פוטנציאלי לחסוך בעלות רישוי (לא רק בתחום ה-BI אלא גם בתחום ה-ERP)

היוזמות שמתקיימות כעת אצל ארגונים במטרה להרחיב את שירותי ה-BI:

• פרויקטים קטנים שמביאים לתוצאות מהירות – זהו איפיון הפרויקטים בBI וברוב התחומים האפליקטיביים האחרים. אם לפרויקט יש רמת סיכון גבוהה/אין ידע בישראל/הטכנולוגיה אינה בשלה ארגונים נרתעים מהתחום בימים אלה הרבה יותר מאשר בזמנים אחרים, טובים יותר.
• פרויקטי BI להנהלה (בעיקר דשבורדים, ופרויקטי מדדים). תחום זה שוב עולם לכותרות, החדשות הטובות הן שכיום הדוחפים הם יותר ההנהלות (ופחות מחלקת ה-IT). יש לציין כי בפרויקטים אלה ארגונים אינם פוסלים שימוש בכלים אחרים (שונים מכלי ה-BI בהם הם משתמשים כיום)
• פרויקטי BI פיננסי – כלי BI המיועדים למחלקה הפיננסית, ובראשם – כלי תכנון פיננסי ותכנון תקציב. גם כאן מדובר בכלי Best of breed ייעודיים, ולא דווקא של ספק ה-BI המרכזי של הארגון.
• התחום הרגולטיבי (באזל II לבנקים, ובהמשך גם Solvency לביטוח) מייצרים תקציב נוסף, ייעודי, שמתרכז בתחום ה-DW על מנת לייצר פתרונות בתחום זה.

מנהלי BI ששוחחתי עמם מרגישים די מתוסכלים מכיוון שמצד אחד הם נדרשים לפרויקטים חדשים, והם שומעים את הססמאות לגבי חשיבות התחום לארגון בזמנים קשים, מצד שני הם לא מקבלים תוספות תקציביות להן הם מצפים. לכן, אנו נמשיך לראות ניסיונות יצירתיים של מנהלי ה-BI להתייעל מצד אחד ולהגדיל פעילות מצד שני.

BI מבוסס קוד פתוח: העניין גובר אך השימוש עדיין מוגבל

העניין בכלי BI מבוססי קוד פתוח בעולם גובר בהתמדה, ונוצר דיון סביב המידה בה Open Source BI מהווה או לא מהווה Disruptive Technology לאפליקציות ה-BI הקלאסיות.

למרות שעד כה ארגונים ישראליים נרתעו מאימוץ אפליקציות מבוססות קוד פתוח, אנו רואים שכיום ארגונים בישראל גם הם מביעים התעניינות זהירה בקוד פתוח במספר תחומים, כאשר אחד מהם הנו תחום ה-Business Intelligence, ובאופן יותר ספציפי בכלי Reporting, Dashboarding ו – OLAP Viewers.

באופן כללי, בשוק הבינלאומי רמת השימוש באפליקציות מבוססות קוד פתוח (OSS) גבוהה יותר ועומדת על עשרות אחוזים (מעל 50% מארגונים הנשאלים בסקרים אומרים כי הם משתמשים באפליקצית OS כלשהיא), אך, כשמדובר בתחום ה-BI, גם בחו"ל אחוזי השימוש אינם מאוד גבוהים, רמת השימוש עדיין מאוד מוגבלת אך על פי מחקרים - עולה בהתמדה. לדוגמה, על פי סקר של חברת Cutter שנערך ב2008, רק כ-18% מארגונים בינלאומיים עושים שימוש כלשהוא במוצרי BI מבוססי קוד פתוח (לעומת 11% בלבד ב-2006). 35% מהארגונים הנשאלים מתעניינים ביישום כלים אלה. מחקר זה מראה מגמה יציבה של התעניינות גוברת בקוד פתוח על פני 3 השנים האחרונות.

מאפייני ההתעניינות הזהירה בכלי Open Source BI:

• הקטגוריות הפופולאריות ביותר לכלי BI מבוססי קוד פתוח הנם כלי דוחות ודשבורדים. בחו"ל יש גם עניין בולט בכלי ETL מבוססי קוד פתוח.
• ברוב הכולל של ארגונים מתעניינים לא מדובר ביישום BI סטנדרטי לכלל הארגון אלא לשימוש נקודתי – לפרויקט ספציפי או למחלקה מסוימת.
• רוב הארגונים המיישמים כלי BI בקוד פתוח בחו"ל יישמו זאת בעצמם, ולא באמצעות כ"א חיצוני. זאת משום שרבים מהמאמצים הנם ארגונים טכנולוגיים ובתי תוכנה שמאמצים את הכלים לשילוב במוצרים המסחריים שלהם.
• ספקי Open Source BI בולטים שמופיעים על ה"רדאר": Pentaho, Jaspersoft, מיזם BIRT - Eclipse.
  

המאמצים הראשונים יהיו (והינם) ספקי תוכנה שמחפשים לשלב יכולות BI בתוך מוצריהם, אך בעקבות לחצים תקציביים, גם ארגוני משתמשים יתחילו לעשות שימוש מוגבל מאוד בכלים ביישומים חדשים, בעיקר כדי "לבדוק" את המודל, באופן המאוד דומה לתהליך האימוץ שמתרחש במודל ה-SaaS.

הפרויקט: ניהול ידע. הלקוח: מחלקת ה-IT

רוב מחלקות ה-IT בארגונים, גדולים וקטנים כאחד, אינם משתמשים "כבדים" של טכנולוגיות מידע בעצמם. זוהי עובדה ידועה בשוק ה-IT אותה אנו מתארים כמקרה קלאסי של "הסנדלר הולך יחף". בשנתיים האחרונות מצב זה החל להשתנות, כאשר ארגוני IT מכניסים יותר ויותר כלים לניהול האופרציות הפנימיות, ולא מדובר רק על כלי שליטה ובקרה וכלים המיועדים לניהול טכנולוגי, אלא על כלים בעלי אוריינטציה יותר עסקית.
אחד התחומים שעליו ארגונים שואלים אותנו יותר לאחרונה הוא "ניהול ידע ל-IT". במחלקת ה-IT מתקיימים תהליכים יומיומיים אשר המידע לגביהם לרוב אינו מנוהל, וכמעט בכל המקרים הידע "מומצא מחדש", רמת ה-Reuse הנה נמוכה למדי, וישנה הרגשה ש"עובדים בצורה לא נכונה".
בשנה האחרונה היו ארגונים אחדים שעסקו בפרויקטי ניהול ידע ל IT. ברוב המקרים פרויקט זה יכלול פורטל ארגוני, ניהול מסמכים הקשורים בפרויקטי IT, איפיון פרויקטים, ולאחרונה גם Wiki לניהול תכנים של פרויקטים, מילון מונחי IT, וה"דובדבן" שבקצפת - דשבורד שמציג מדדי IT כגון שביעות רצון לקוחות, זמינות ושירותיות.

מעניין לציין כי בתחום מתעורר זה אין הרבה היצע של "כלים ארוזים" מצד הספקים שמגיעים עם כלי טכנולוגי המכיל כל רכיבים אלה, וחשוב מכך - אין הרבה כאלה המספקים את הידע המובנה והארוז לגבי ניהול ידע לתהליכי IT.
לדוגמה, דשבורד מובנה לתחום ה-IT - אילו מדדים צריכים להופיע? כיצד מודדים אותם? מהם ה Thresholds המקובלים בעולם?)

בקרוב אקיים מפגש שולחן עגול ללקוחותינו בנושא שימוש בכלי Web 2.0 לצרכי ניהול ידע. במפגש זה נדבר, בין שאר הנושאים, גם על שימוש בכלי כדוגמת ה Wiki לניהול ידע למחלקת IT (על פי התכנון אמורים להגיע ארגונים שידברו על יישום כזה בארגונם).

אעדכן בהמשך לגבי תובנות ויישומים מעניינים בנושא זה.

מצגת - מגמות Business Intelligence

העליתי לרשת מצגת על מגמות בתחום ה BI. וביניהן:

• BI אקטיבי (המשולב במערכות התפעוליות)
• MDM וניהול נתונים
• תמונת מצב - Scorecards ו Dashboards
• התועלות שארגונים כבר מפיקים כיום מ BI
• הבעיות כיום ב-BI (מסתבר שיש לא מעט)
• מגמות לטווח הבינוני - קצר בעולם ה BI
• מגמות לטווח הארוך יותר
• כיצד ארגונים תופסים כיום את ה-BI?

את המצגת תוכלו לראות כאן.

Business Intelligence - main technology in Israel

Business Intelligence is one of the most strategic areas for the next years. It's on every CIO's agenda, and usually, one of the "top five" proprities. This is one of the few markets in which there is not much difference between the Israeli market and other global markets.

In my interaction with CIOs, I see that even in these tough times (and possibly because of that), many of them have placed this area as a top priority for 2009-10. Even though IT budgets are most likely shrinking in 2009 (~10%), BI budgets are expected to grow or remain the same.

The following radar shows which areas are being used by most enterprises / large Israeli organizations (for example, typical BI/DW is used by most), which areas are in implementation phases, and which are “of interest” (or, in other words, are being examined):

According to a survey I conducted, BI was considered a main technology for 2008, similar to what global organizations said is a similar survey performed abroad.

In my frequent conversations with organizations re BI, I hear many great things about this area (unlike other application areas such as ERP etc.).

Here are some of the good stuff people are saying about BI:

1. BI has become the most efficient way of extracting more value from existing or new applications. Some organizations make it a habit of incorporating BI services from day 1 to each new project they are launching, simply because it provides immediate value out of the application instantly, instead of waiting for the new application to stabilize first before providing analytics around it.
2. BI Helps IT achieve better alignment with the business. Because of its nature, BI requires a lot of collaboration between IT and business units, it usually also gives business users what they want, and so helps IT be regarded as a more business aligned partner.
3. BI created an organizational language. Some organizations (especially distributed or global) claim this is the most important benefit from their DW/BI.
4. A central EDW creates a single version of the truth.
5. CPM & Scorecard help the organization connect the day to day actions to the organizational strategy.
6. Active BI (incorporation of BI services in applications processes) can help create better & smarter processes.

Here are the negative things people are saying on BI:

1. BI is under-used in most organizations. Even in the more mature ones, organizations are not yet getting what they can get out of BI. Usually the mid-level management layer and business analysts are heavy users, but top management is only now starting to use dashboards, and the rest of the organization – knowledge workers – are not yet enjoying the benefits of BI. This has triggered the need in some places for a BICC.
2. Stand-alone data marts create several data versions. This problem is actually not as common in Israel as in the U.S, as most organizations have created a centralized DW and are trying to keep it as much as possible. Still, large organizations find it difficult to keep a central DW at all costs, and have to deal with several data marts. These “centralized” data marts make it difficult to implement a cross-organizational initiative, such as a Balanced Scorecard.
3. “Data Mining is only for experts” is a phrase I often hear. It is looked upon as a very complicated practice, and is used in “niche” areas – mainly marketing and fraud detection.
4. "The data is not 100% reliable". Data Quality issues are affecting the reliability of the DW.

מהם הפתרונות שה-CFO צריך? רשמים משולחן עגול

לאחרונה קיימתי שולחן עגול בנושא פתרונות למנהל הפיננסי. למפגש הגיעו הן מנהלי מחלקות שונות ב-IT, והן CFOs (מנהלים פיננסיים) או נציגי המחלקות הפיננסיות ממגוון סקטורים: ארגונים תעשייתיים, היי-טק, שירותים פיננסיים, בריאות.

בדיון דובר על המצב הקיים לעומת המצב הרצוי מבחינת פתרונות למחלקה הפיננסית, נקודת המבט של מחלקת ה-IT, נקודת המבט של המחלקה הפיננסית, בעייתיות וחסמי, והתייחסות לנושא רגולציות:

המצב הקיים לעומת המצב הרצוי:

• מעבר מניתוח העבר לתחזיות העתיד
  מנקודת המבט של נציגי המחלקות הפיננסיות - כיום הכלים העומדים לשימושם טובים בעיקר לנתח את מה שהיה. יש יותר צורך בכלים שיעזרו להם לחזות מה יהיה, ולבצע תכנון בצורה יותר טובה. אחד המשתתפים הגדיר זאת כ"מעבר מפתולוגיה לנבואה" – יכולת חשובה ביותר בעולם בו קצב השינויים רק הולך וגדל. המשתמש הפיננסי צריך להיות מסוגל לתכנן, להגדיר תרחישים ולענות בצורה מהירה על כל תרחיש – מה תהיה ההשלכה ומה כדאי לעשות?
• גמישות
  בסיטואציה עסקית שבה קצב השינויים מאוד מהיר, הכלים צריכים להיות גמישים,
  כיום הכלי הגמיש ביותר שניתן למצוא אצל רוב משתמשי המחלקות הפיננסיות הנו אקסל.
• מקורות המידע
  משתמשים עסקיים ציינו כי המידע שצריך להיות זמין לצורך ביצוע תכנון הנו מידע ממגוון תחומים וגם מידע חיצוני של השוק, ולא רק מידע פיננסי.

אחד ממשתתפי הדיון (נציג מחלקת הפיננסים) הגדיר שלושה צרכים מרכזיים של המחלקה הפיננסית ממחלקת ה-IT:
מידע – מחלקת הIT צריכה להעמיד לרשות אנשי הפיננסים מידע, מידע זה צריך להיות מדויק, זמין, ידידותי, ומהיר, וחשוב שתוכן המידע לא יהיה רק כספי. צרכי המידע של המחלקה הפיננסית לצורך תכנון ובקרה צריך לכלול גם מידע הקשור לכוח אדם, ללקוחות (שביעות רצון לדוגמה), מכירות וכד'. דרישה זו אינה פשוטה, שכן כל אחד מגורמי המידע מנוהל במקום אחר, ולפעמים גם מוזן באופן ידני (לדוגמה, תוצאות של סקרי שביעות רצון).
ניתוח – המידע עצמו לא תמיד מספיק, יש צורך בהפעלת נוסחאות שונות על המידע לצורך השוואה ותכנון.
פעולה – לאחר קבלת המידע וניתוחו נדרשת פעולה. לדוגמה, בנושא התקציבי אם קיימת הוראת תשלום בגובה מסוים והיא אינה עומדת בקריטריונים, יש לדאוג לפעולה המתאימה – ובמקרה זה, שהגורם המבקש לא יוכל לקיים את הפעולה.

נקודת המבט של מחלקת ה-IT
כמה נציגי מחלקות IT ציינו כי הם מרגישים שהם קצת "רודפים" אחרי המחלקה הפיננסית. צוין נושא האקסלים כבעייתי – משתמשי הפיננסיים מתקשים להיפרד ממנו.
אחד המשתתפים ציין כי בארגונו סוים לא מכבר תהליך יישום ERP מאוד גדול, שהכניס זעזועים בתהליכי העבודה וכעת, לאחר ההתייצבות, המשתמשים מחפשים קצת "שקט".
תחומים חדשים אליהם הארגון מעוניין להיכנס
במפגש עלו כמה נושאים שעניין את רוב המשתתפים להיכנס אליהם:

• נושא תכנון תקציב (Budget Planning) כתחום אליו ארגונים כבר נכנסו או לחילופין מעוניינים להיכנס בקרוב. הכלים העיקריים שהוזכרו בהקשר זה: הייפריון, פתרונות SAP. כל הארגונים שהשתתפו בדיון סיפרו על רצונם להיכנס למערכות תכנון ובקרה (חלקם כבר עושים זאת כיום), ורובם הביעו רצון שמערכת זו תתממשק בצורה טובה עם מערכת ה-ERP שלהם. יש לציין כי למרות דרישת התממשקות זו, כמחצית ממשתתפי הדיון מסתכלים על הכלים בתחום זה ככלי best of breed (מה שאומר שאם המערכת המוצעת מספק הERP אינה מספיק טובה, הם יסתכלו על כלים אחרים). ארגונים מאוד מוטי מערכת ERP ספציפית סיפרו כי לא היה הרבה ספק בשלב בחירת המערכת שכן היא צריכה להתממשק בצורה הדוקה ל-ERP כדי לספק סגירות ותאימות חשבואנית, ולכן, גם אם המודול הרלוונטי אינו הטוב בשוק, הם יבחרו לעשות בו שימוש.
• תחום נוסף שהוזכר כחשוב הנו תחום המדידה / Balanced Scorecard. במקרה זה, מעטים הם הארגונים שכבר מיישמים שיטות מדידה באמצעות כלי מדף, אך חלקם כבר עובדים בצורה כזו עם כלים בפיתוח עצמי, ואחרים הביעו רצון להיכנס לתחום.
• מערכות המנהלות את תהליך הזמנת נסיעות – מערכות Travel שלכאורה אינה קשורה למחלקה הפיננסית, הנה מערכת שהוזכרה כמה פעמים בדיון, כאשר התועלת מהכנסת מערכת המנהלת את תהליך הזמנת הנסיעות של העובדים הנה כספית ודי ברורה – ארגונים שכבר יישמו מערכת זו סיפרו שחסכו חיסכון משמעותי והצליחו ליישם יותר בקלות מדיניות נסיעות באמצעות המערכת. המערכת מאפשרת בקרה על תהליך הנסיעות מבחינת התקציב, כולל התממשקות למערכת ה-ERP לצורך רישום חשבונאי.

תחומים נוספים שהוזכרו: ניתוח רווחיות, בארגון גלובאלי - טיפול בפעילויות בין חברתיות, כלי דשבורד למנהלים (ובתוך כך גם מנהל פיננסי), בארגון גלובאלי בו לכל חברה ישנה מערכת תפעולית פיננסית אחרת עלתה התלבטות כיצד להגיע לאחידות ברמת הכלים התפעוליים, חיבור בין עולם פיננסי לעולמות אחרים – מכירות, שיווק, תכנון אופרציות, ניהול מחלקת גזברות.

לעומת זאת, תחומים קצת פחות בולטים, שפחות הוזכרו /משתתפי הדיון ראו בהם צורך פחות דחוף הנם: כלי איחוד דוחות פיננסיים (באחד הארגונים צוין כי הדוחות מאוחדים בצורה ידנית)

בעייתיות וחסמים
במפגש עלתה סוגיית האקסלים – כיום זהו הכלי מספר אחד שמשמש את מחלקת הכספים. בחלק מהארגונים הייתה בעיה לעבור מכלי האקסל המוכרים לכלים חדשים מכיוון שהם לא סיפקו פיתרון מלא ומספק, וכל עוד אנשי הכספים מרגישים שאין להם תחליף ראוי הם ימנעו ממעבר לאותו כלי.

עד כמה רגולציות דוחפות את התחום?
בתחום הרגולציות, הורגשה הפרדה ברורה בין ארגונים מהסקטור הפיננסי, בהם SOX, באזל II ורגולציות אחרות המחייבות בקרות חזקות על צד הדיווחים החשבונאיים כבר דוחפים יוזמות רבות כמה שנים, לבין ארגונים מסקטורים אחרים (ובהם גם אלה המחוייבים ל-SOX) שאינם מרגישים דחיפה חזקה מכיוון הרגולציות להיכנס לכלים ויוזמות חדשות. בעוד שבסקטור הפיננסי, התקציבים המוקדשים לתחום הרגולציות עולים בכל שנה, בשאר הארגונים לא מורגשת עלייה כזו.
מבחינת כלים ייעודיים ל-SOX, ארגונים שאינם מהסקטור הפיננסי ונדרשים לעמוד בתקנות SOX ציינו כי הליכה למוצר מדף בתחום SOX מספקת להם כלי תהליכי שחוסך להם את המצאת הגלגל מחדש, אך אינו מהווה קפיצת מדרגה או משהו תחרותי לארגון (מוגדר יותר כ nice to have). ניתן להגיע לאותן תוצאות (מיפוי נכון של תהליך) גם ללא כלים ארוזים אלה.

ניתן לצפות בסיכום הדיון המלא כאן.

Scorecards ו- Dashboards. מה ההבדל?

יש כיום בלבול לגבי משמעות המונח Dashboard, ונוטים לעשות בו שימוש במגוון הזדמנויות. אנו מגדירים את ה- Dashboard כשכבה פורטלית היושבת מעל תשתית נתונים קיימת (בין אם סביבת BI ובין אם סביבה תפעולית?) ומציגה את הנתונים בצורה מותאמת למשתמש (Customized Views). בדרך כלל מדובר במעין Portal לנתוני BI, כאשר כל משתמש (בדרך כלל מנהל) יראה נתונים שונים המסודרים בצורה שונה.

ל- dashboard יש 3 מאפיינים עיקריים: רמה סיכומית גבוהה (ולכן לרוב מיעד למנהלים), תצוגה פשוטה ונוחה, והתאמה/פרסונליזציה למשתמש:

הגדרה שמצאה חן בעיני לקוחה מ Perceptual Edge:

High-level summaries. The information displayed in a dashboard should consist primarily of high-level summaries, including exceptions, to communicate at a glance. It quickly tells you what's happening, but not why it's happening, just like the gauges, meters, and indicator lights on a car. Diagnosis requires further investigation and detail. A dashboard can serve as the starting point for this investigation, letting you drill down into further detail to perform an analysis, but this feature isn't required for something to be called a dashboard.
Concise, clear, and intuitive display mechanisms. Display mechanisms that clearly state their message without taking up much space are required so the entire collection of information will fit into the limited real estate of a single screen. If a graphical representation that looks like a fuel gauge, traffic signal, or thermometer is relevant and appropriate for a particular piece of information, that's what you should use. However, insisting on sexy widgets or displays similar to those found in a car when other mechanisms would work better is counterproductive.
Customized. The information on a dashboard must be tailored specifically to the requirements of a given person, group, or function; otherwise, it won't serve its purpose to help achieve specific objectives
Source: Perceptual Edge

יש נטייה לבלבל הגדרה זו עם תחום ה – Scorecards משום שהם אכן קשורים זה בזה – שכן תחום ה Scorecards מכיל בתוכו את ה Dashboard (אולם זהו רק הליטוש האחרון בפרויקט מסוג זה). ערבוב המושגים הוא לא רק מילולי, אלא מתבטא ביישומים בפועל. כפי שנראה בהמשך, ארגונים הפותחים בפרויקטי Scorecard ממהרים להגיע לשלב ה- Dashboard ומדלגים על שלבים חשובים בדרך.

Scorecards – הגדרה:
ה- Scorecard הנו חלק אחד מתחום יותר רחב שנקרא ניהול ביצועים עסקיים: BPM – Business Performance Management. המונח Balanced Scorecard (לוח שעונים "מאוזן") הנו למעשה מתודולוגיה שפותחה ע"י Norton & Kaplan, שמספקת מודל לקביעת מדדים (KPIs) על פיהם ארגון מודד את עצמו. המתודולוגיה עוסקת בעיקר בנושא האיזון – כיצד לקבוע מדדים "מאוזנים" שיאפשרו לנווט את הארגון על פי מטרותיו האמיתיות? לדוגמה, אם הארגון יקבע מדדים המדברים בעיקר על כמות (כמות השיחות הנענות במוקדי השירות, כמות התקלות שנפתרות, מס' ימים לתקלה), יש לקבוע מדדים מאזנים העוסקים באיכות (רמת שביעות רצון לקוחות). לעתים משתמשים במונח Scorecard כדי לתאר את לוח המחוונים עצמו (למעשה סוג של Dashboard) – שכבת התצוגה.

מצב השוק בישראל - Scorecards:
כ 80% מלקוחותינו בישראל כעת עסוקים ביישום או בתכנון פרויקטי Dashboards / Scorecard בארגוניהם (לרוב מתמקדים ב Dashboards ורק בודדים שמים דגש אמיתי על נושא התכנון). כמעט כולם אינם עושים שימוש במתודולוגיית Balanced Scorecard של נורטון וקפלן שמסייעת במדידה שיטתית בארגון בצורה "מאוזנת". ברוב הארגונים המתחילים לעסוק במדידה אין תהליך מתודולוגי של קביעת המדדים על פיהם יימדדו היחידות העסקיות בארגון. לרוב יש רעיון, כלשהוא, שלרוב מבוסס על ביצועי העבר, לגבי המדדים לניהול הביצועים. תת בעיה של חוסר גישה מתודולוגית הנה העובדה שלרוב מתבצע תהליך כזה על "מחלקה" אחת במנותק משאר הארגון. כלומר, ישנו נתק בין מטרות ויעדי כל מחלקה בנפרד למטרות ויעדי הארגון.

בעיה נוספת ביישומי המדדים בישראל הנה שתהליך המדידה מנותק מתהליכי הארגון, כלומר, כל תהליך המדידה כיום מופנה כלפי "מנהלים" שרוצים לקבל תמונה לגבי מה קורה בארגון, ובמקרה הטוב לעשות משהו עם המידע הזה.

בעוד שברור שמי שצריך להוביל פרויקט מסוג זה הנו גוף/מספר גופים עסקיים, אנו עדיין רואים לא מעט פרויקטים בישראל המובלים ומנוהלים על ידי מחלקת ה-IT. המשקל הטכנולוגי בפרויקטי ניהול ביצועי הארגון הנו קטן ביותר. מירב תשומת הלב חייבת להיות בהטמעת התפיסה, קביעת המטרות, היעדים והמדדים, וכן יצירת נהלים לבקרה ועדכון המדדים באופן שוטף. לתחום המדדים לניהול ביצועי הארגון פוטנציאל גבוה מאוד להשפעה אמיתית על ביצועי הארגון. אולם הפרויקטים בישראל כיום לרוב אינם מנוהלים כהלכה, הם מובלים על ידי מחלקת ה IT, לעתים מנותקים ממטרות הארגון, אינם מלווים בגישה מתודולוגית, ומנותקים מתהליכי הארגון.
אולם לדעתי, מצב זה בהחלט מתחיל להשתנות. תפקיד מחלקת ה-IT הופך להיות מציאת הכלי הטכנולוגי המתאים וגיבוש הארכיטקטורה לבניית מערך הנתונים הנדרש והחיבור אליו. ואילו עריכת המפה האסטרטגית של הארגון, מיפוי המטרות, היעדים והמדדים, כפי שהיה צריך להיות מלכתחילה, נופל בתפקידיהם של המנהלים הבכירים (מנהל פיננסים, שירות או תפעול, ולעתים המנכ"ל).