רשמים ממפגש שולחן עגול - SAP

מפגש זה היווה גיבוש של קבוצת עניין אשר בעתיד תיפגש בנושאים שונים שמנהלי אפליקציות בסביבת SAP נתקלים בהם. הנושאים העיקריים שעלו במפגש ראשון זה:

• סוגיות סביב מחלקת ה-ERP
• התייעלות בתחזוקה ותמיכה, חיסכון בעלויות
• מערך התמיכה
• כ"א חיצוני – חברות גדולות מול יועצים פרטיים
• BW
• מוצרי צד שלישי – מוצרים משלימים
• מודול PM - אחזקה

גודל מחלקת ה-ERP SAP
לרוב הארגונים מחלקות ERP די גדולות לצורך תמיכה שוטפת ב-SAP. מבין משתתפי הדיון, מס' אנשי מחלקת SAP נע בין 10 ל-100, ובממוצע 30 איש. החלוקה לתפקידים השונים:

מיישמים: 60%

מפתחים: 17%

BASIS: כ10%

אחר: 13%

רוב המאמץ מוקדם לחידושים ופיתוחים (כשני שליש) והשאר לתחזוקה. לדוגמה, באחד הארגונים מחזיקים מיישם לכל מודול רק לעניין תחזוקה, ופי שניים לחידושים ופיתוחים.
בארגון אחר 70% שו"שים ו-%30 תחזוקה (שזה הרבה פעמים גם הדרכה). לגבי התחזוקה, בארגון אחד צוין כי מאמץ התחזוקה הרבה יותר קטן - על 3 מודולים מחזיקים מיישם שלהם + חלקיקי משרות מבחוץ.

יחס ERP Staffing למספר המשתמשים
מספר המשתמשים ב-SAP בארגון בממוצע עמד על 1800 משתמשים (נע בין 200 ל 6000). יחס אנשי ה-SAP בארגון (כולל מיישמים, מפתחים תמיכה basis וכד') למס' המשתמשים בממוצע עמד על 1:66 (איש SAP אחד על כל 66 משתמשים ב-SAP), אך הייתה שונות גדולה מאוד מארגון לארגון במדד זה (לדוגמה, ארגון עם יחס של 1:10 לעומת ארגון עם יחס של 1:110).

המודולים שארגונים מתכננים ליישם ב-SAP
צוינו מספר יוזמות שונות שהם מתכננים להיכנס אליהם:
· שדרוגים: ECC, CRM
· איחוד דוחות
· העמקת כניסה לפורטל כולל ESS
· PLM
· SRM ניהול ספקים
· PM מודול אחזקה
· APO – על מנת לעבור לניהול מלאי גלובלי
· העמקת יישומי SOA ויישומי אינטרנט
· שיפור ממשק המשתמש (כיום מסורבל ולא נוח)
· מתכוונים להעמיק שימוש בפורטלים כדי לחזק את ההטמעה

SAP Portal
75% ממשתתפי הדיון כבר עושים שימוש כיום ב- SAP EP, רובם עושים בו שימוש כפורטל תהליכי (שכבת פורטל מעל תהליכים המנוהלים בסביבת ה-SAP), אחד מהמשתתפים עושה בו שימוש כפורטל ארגוני "רוחבי" (מעין אינטרה-נט) בלבד, רק מספר בודד של ארגונים משתמשים בו הן כפורטל ארגוני רוחבי, והן כפורטל תהליכי מעל SAP.

עלויות אחזקה ושינויים
עלויות לאחר תחזוקה לאוויר (תחזוקה שוטפת ושינויים/ שיפורים):
בחלק מהארגונים ישנן תלונות לאחר עלייה לאוויר – כיצד ישנן הוצאות שוטפות גבוהות כמה שנים לאחר העלייה לאוויר? בדיון עלה כי הוצאות לאחר עלייה לאוויר רק עולות, וזאת משום שהפרויקטים הגדולים שנבנים על "תשתית ה-ERP" הם למעשה המינופים שמגיעים אחר כך. כמו כן, עלות תחזוקה לעתים למעשה מגלמת בתוכה עלות הדרכה, משום שהרבה מהשינויים שמבקשים נובעים מחובר ידע, שמערך הדרכה טוב היה חוסך. באחד הארגונים שהעיד כי אצלו לא קיים מערך הדרכה טוב, תוארה בעיה שמי שנכנס לתפקיד חדש "יורש" ולומד תוך כדי העבודה – מה שמהווה בעיה כי תהליך זה חושף אותו לטעויות ותסכולים של קודמיו. שיטה שצוינה להורדת עלויות התחזוקה והתמיכה:

• ניהול HD יותר חכם – אחד הארגונים ציין כי את כל ניהול הקריאות עושים כעת דרך ה solution manager, מה שצפוי להוריד את כמות הטלפונים כי התהליך הוא אינטראקטיבי. חלק מהמשתתפים בדיון העלו הסתייגויות לגבי מוכנות המשתמשים לפתוח משם קריאות? עקרונית זה לא צריך לשנות למשתמש. היתרון הוא שהמשתמש מקבל את כל הנתונים של התקלה, השאלה היא אם הוא יאמין בזה ויתמיד בשיטה.
  מערך התמיכה – Help Desk
  קיימות בין 2-3 רמות: 1st, 2nd ולעתים גם 3rd level support:
  · 1st level support (לדוגמה, סיסמה, הרשאות) ניתן על ידי ה-HD, לרוב ה-HD הכללי של ה-IT.
  · 2nd level support - אנשי מפתח במחלקות עסקיות. עשוי להיות יותר מאדם אחד בכל תחום עסקי.
  · 3rd level support – מיישמים. נותנים מענה לתקלות יותר גדולות.
  אחד המשתתפים ציין כי בארגונו בנו מחלקת תמיכה ייעודית ל-SAP שבה יושבים משתמשי מפתח שהועברו למעשה לשבת תחת חסות ה-IT. לא אצל כל המשתתפים הופיעו 3 רמות אלה, בחלקם קיימת ה 1st level support ואחריה ישנם מומחי יישום – שעדיף שיבואו מהמחלקות עצמן. בכל אופן, ברור כי לצורך התמיכה המעמיקה יותר יש צורך להבין תהליכים עסקיים.

שימוש בכ"א חיצוני
בדיון עלתה הסוגיה של שימוש בחברת יישום גדולה לעומת שימוש פרטני ביועצים עצמאיים.
כשעובדים עם חברה גדולה עם חלקי משרות יש יתרון (אם חולה יגיע מישהו אחר) החיסרון – האפשרות שחברה גדולה תשלח כ"א לא מיומן שהחברה מרוויחה עליו עשרות אחוזים.
הצעות שעלו במידה ומשתמשים בחברה גדולה: אם מחליפים מיישם זה צריך להיות בהסכמה, וכן לבדוק אפשרות של קבלת מיישם "JUNIOR" במחיר מופחת/חינם לתקופה מוגבלת של למידה, ולאחר תום תקופת הלמידה לעבור לתשלום רגיל.
לגבי השימוש במיישמים עצמאיים – צויין כי שימוש בכ"א זה בפירוש כרוך בעלויות לא זולות אבל יש אפשרות לקבל כ"א טוב ביותר עם 10-15 שנות ניסיון. הבעייתיות כאן היא השאלה עד כמה ניתן וצריך לסמוך עליהם בזמנים בעייתיים. בחברות הגדולות מרגישים קצת יותר בטוחים במובן זה.
צויין כי ישנם אנשים טובים גם בחברות גדולות ובסה"כ אם משלמים את התעריפים המבוקשים - יקבלו כ"א איכותי בחברות הגדולות גם כן.
האנשים הטובים באמת שווים את התוספת במחיר במיוחד לתחומים בהם חסר ידע. אחד המשתתפים סבר כי לתחומים הפשוטים כמו פיננסי FI MM חבל לקחת חברות גדולות, משום שזה commodity. באזורים של פחות ידע אין ברירה וצריך וכדאי לקחת כ"א יותר טוב גם אם זה אומר שימוש ביועצים פרטיים.
ההבדל בין מיישם טוב למצויין יכול להיות 30% ו 300% בתפוקה בתנאי שיודעים להפעיל אותו נכון. מיישם של 280 ₪ - אפשר להביא אותו פעם בשבוע ולתת לו רשימת X בעיות והוא עשוי לפתור תוך רבע שעה בעיה שאחרים אמרו שתיקח שבועיים. יש תשומת ניהול במקרה ולוקחים יועצים פרטיים, אבל התארגנות נכונה יוצרת ניהול טבעי. אחד הארגונים המשתתפים בדיון סיפר כי בארגונו כך עובדים, והם מזמינים פרילנסרים כאלה שבאים והולכים.
נקודה חשובה שצוינה - שווה לשלם את ה 300 ₪ לאותם אנשים שלעתים מכונים "כוכבים" אבל בתנאי שהיועץ השאיר לא רק את הפיתרון אלא גם את הידע על הפיתרון. כלומר, המצב הרצוי הוא לא רק שיבוא ויפתור את הבעיה, אלא שיהיו איתו אנשים מהארגון שילמדו מה הוא עושה.

BW - BI
אחד הנושאים שעלו בדיון הנו נושא ה-BW. הבעיות שצוינו - זמני גזירות ארוכים מדי ל-BW מאוד גדול (יחד עם זאת, צוין כי לא ייכנסו ל BIA – BI Accelerator בגלל שיקולי עלויות), שני ארגונים העריכו גם כי רמת השירות/יישום של BCS ו-BW בארץ עדיין די נמוכה.
תוארו מקרים של עבודת עלי BI צד שלישי מעל סביבת ה-SAP BW: באחד הארגונים הוטמע כלי BI של qlikview מעל סביבת ה-BW (צוין כי בארגון זה זהו לא כלי אונליין ולא תחליף לדוחות ב SAP), ובשני הוטמעה סביבת Cognos מעל BW (כולל נושא של מדדים KPIs). בשני הארגונים ישנה שביעות רצון די גבוהה.
מוצרים משלימים:
אחד הנושאים שעלו בדיון הנו נושא המוצרים המשלימים לסביבת SAP שיכולים לעזור בעבודה יותר יעילה, לקצר זמני תחזוקה והדרכה. הכלים שצויינו:
· Epiuse (נציגה בישראל: נס) מסייע בתהליכי גזירה סלקטיבית, שולפים אוכלוסיה ספציפית מה-SAP.
· קוגנוס – צויין שימוש בקוגנוס מעל תשתית ה-BW בשילוב עם תשתית נתונים אחרת לצורך BI, וכן KPIs, BSC - מפה אסטרטגית עם מדדים מקושרים. צוין כי החיבור ל-SAP היה קל.
· Itemfield כמיפוי לטובת ה-XI.
· IXOS (Open Text) - לארכוב מסמכים.
· Zoptions (בייצוג נס) לקליטה של פקודות יומן (יכול להוציא מהאקסל לפקודות יומן).
· זירוקס - OCR עם תמיכה בעברית.
· Printboss – לעיצוב פלטים וגם צוין שימוש בכלי לצורך תרגום שפות (מחזיקים ב SAP רק באנגלית).
· בבילון – ככלי שחוסך זמן ומעלה רמת אפקטיביות ארגונית

התייעלות
במסגרת מאמצי התייעלות, ארגונים דיברו על שימוש במוצרי צד 3 (ראה סעיף קודם), וכן על שימוש בפורטל כדרך לשימוש יותר יעיל ברישוי שתוביל לחיסכון פוטנציאלי בתקציב.
תוארו יוזמות מתוכננות לפרויקטי ייעול תהליכים (לדוגמה, שיקוף נתונים נוספים תוך כדי תהליך המכירות כדי להעלות יעילות ואפקטיביות; הכנסת נתוני מלאים כדי שניתן יהיה לראות את התקציב בזמן שמזמינים לא רק מ SAP אלא גם מאקסלים שונים; איגוד של כל הנתונים במסך אחד).

מודול אחזקה - PM
בדיון דובר ספציפית על מודול אחזקה (הן לצורך אחזקה מתוכננת והן לאחזקת שבר) ומידת בשלותו, ותהליך ההטמעה שלו. רוב הארגונים תיארו כי לפני השימוש במודול זה נעשה שימוש בעוצמה 10 (מוצר בתחום האחזקה).
מספר ארגונים סיפרו כי מודול ה- PM נותן להם מענה טוב לצרכים (הן תחזוקת שבר והן מתוכננת) וכי הדבר החשוב ביותר היא מיהו המיישם ומשתמש המפתח – צריך שיהיה אחד שמבין את הראש של SAP ויודע מה התהליכים העסקיים. צוין שימוש בPM גם לספירת ציוד (שכבר הופחת אבל קיים). בחלק מהארגונים לא כל נושא התחזוקה עבר ל-PM (לדוגמה, תחזוקת IT) אך ברובו כן.
היתרון שצוין לשימוש במודול PM הנו האינטגרציה עם המודולים הפיננסים, כמו כן צוין כי ניהול סריאלי – נוח ב PM, וסוכם כי זהו מודול פשוט יחסית ולא מורכב. שימושים שצוינו במודול זה (לדוגמה):
· ניהול צי רכב של רכבים כבדים – אחזקת שבר ומונעת: הפעילו מוקד מנהלות, כל הקריאות מנוהלות, כולל שליחת SMSים. הפעילו PM על ניהול עבודה דיווח פרויקטים ותחזוקה.
· ניהול מלאי של רכיבים וברגים.
· חיבור למערכת ייצורית (פתיחת פקודת אחזקה כאשר יש בעיה במכונה)
· הכנסת PM לניהול מתקני הרמה (בשל רגולציה). היישום התנהל ללא קשיים ובכ"א מינימלי (מיישם אחד עם יועץ junior) הלכו על הסטנדרט (לא עשו פיתוחים).

לצפייה/הורדת סיכום הדיון המלא לחצו כאן.