רשמים משולחן עגול בנושא Web 2.0 לצורך ניהול ידע ארגוני

לאחרונה קיימתי שולחן עגול בנושא שימוש בכלי Web 2.0 לצורך יוזמות ניהול ידע פנים ארגוניות. מהמפגש עלו כמה תובנות מרכזיות:

אין ספק שהכלי הבולט ביותר שהוזכר בדיון היה ה-Wiki, יותר מבלוגים, RSS, רשתות חברתיות וכד'. משתתפי הדיון ציינו את ה-Wiki ככלי בעל פוטנציאל הגבוה היותר לצורך תהליכי ניהול ידע בארגון:

WIKI הוזכר פעמים רבות במפגש, ככלי יעיל לשיתופיות מצד אחד, אך גם כלי יעיל להבניה של מידע בצורה מאורגנת מצד שני. בלוג הוזכר ככלי יעיל לתקשורת ארגונית, ששימושו הנו Broadcasting (העברת מסר לארגון בעיקר על ידי הנהלה). אולם בהקשר של ניהול ידע נחשב פחות אפקטיבי בגלל חוסר הניהול של מידע. היתרון שבו הנו שהוא "מכניס את העובד לראש של תרבות שיתופית", אפילו אם מדובר טיפים על תאילנד. בעיה נוספת שצוינה בבלוגים, מעבר לחוסר המובנות של המידע, היא שייצור פוסט איכותי יכול לקחת עד כ5 שעות, ומצד שני, יכול לחסוך 500 שעות עבודה עבור עובדים אחרים. במפגש הוזכרו גם כלים נוספים כבעלי פוטנציאל מעניין להגברת שיתוף הידע בתוך הארגון: TWITTER, Podcasting.

מבחינת היתרונות בשימוש ב Web 2.0 לניהול ידע ארגוני, כלי Web 2.0 מציבים תועלת חשובה בנושא ניהול הידע, וזהו עיקרון השיתופיות. יתרון נוסף עליו דובר הנו קלות השימוש הכמעט אינטואיטיבית (מה שמוריד מאמצי ועלויות הדרכה). בסקר שמילאו המשתתפים רובם הגדול (70%) ציין כי התועלת החשובה ביותר בתחום ה Web 2.0 לניהול ידע ארגוני הנו נושא ה"שכל הקולקטיבי" – היכולת ליצור מידע שנבנה מלמטה, לגרום לעובדים לשתף ולהשתמש במידע של עובדים אחרים. נושא העלות הנמוכה לא צוין כתועלת חשובה מאוד בפני עצמה (אך באופן עקיף היא משתקפת בתועלת של קלות שימוש המאפשרת הורדת עלויות הטמעה באופן משמעותי).מעבר לתשתית המאפשרת שיתוף, יש גם היבטים של "לתת משהו לעובד", לעתים גם ברמה שבה זה יכול להכריע האם בכלל לעבוד בחברה כזו (מתקדמת יותר טכנולוגית) לעומת כזו שאין בה רשת חברתית/בלוגים/ויקים.

כלי Web 2.0 מביאים את עיקרון השיתופיות לתוך הארגון. נראה כי תחום ה Web 2.0 מתחיל להבשיל בתוך הארגונים אך עדיין נותרו שאלות פתוחות שאינן פתורות. קיים שיווי משקל עדין בין הצורך ב"סידור" והבניית המידע ובין הצורך ליצור אווירה שיתופית.ארגונים מתמודדים כיום את יצירת אותו שיווי משקל עדין, ומחפשים כל הזמן את היישומים המתאימים, בהם תפיסות וכלים אלה יכולים לספק ערך גבוה.

לקוחות STKI שהנם ארגוני משתמשים יכולים להצטרף לקבוצת הדיון בנושא זה, הכוללת גם את סיכום השולחן העגול.

לינק למאמר שפורסם בDailyMaily בנושא זה.

הפרדוקס בתחום ה-BI

"BI הנו תחום החשוב ביותר ל 2009" זהו משפט ששמענו הרבה מארגוני enterprise בישראל לאחרונה. הקיצוצים בתקציב הובילו לפחות פרויקטי IT חדשים ויותר התמקדות בדברים הקיימים. פרויקטי BI במובן הזה הם "קלאסיים" – עוזרים להוציא יותר ערך ממערכות קיימות, ועוד סיבה חשובה: לרוב הארגונים יש כבר לא מעט כלי BI, ויש מחלקת BI פנימית, כך שניתן בעלויות צנועות למדי לבצע פרויקטי "הרחבת BI ליותר משתמשים בארגון.

אלא שהעלאת תחום הBI לראש סדר העדיפות לאו דווקא אומרת הגדלת תקציב ה-BI. רוב הארגונים מדברים על ניסיונות לקצץ בעלויות ה-BI הקיימות, מה שיאפשר להרחיב את השירותים ליותר גורמים בארגון. בנוסף, כיום ארגונים משלמים אחוזי התחזוקה שנראים להם גבוהים ממילא לעומת מה שהם מקבלים. חלק מהספקים מייקרים כעת את אחוזי התחזוקה מה שמחזק את הרצון לחסוך הרבה יותר ברשיונות, רצון שאנו בהחלט רואים כיום אצל ארגונים.
וכך מתקיימת מגמה והיפוכה: מצד אחד רצון להרחיב את שירותי ה-BI בתוך הארגון, ומצד שני – לצמצם ולהגביל כדי לחסוך ברישוי. שוחחתי עם כמה מנהלי BI שתקפו את אותו נושא מכמה זוויות, כולם דיברו על הפרדוקס שבין הרחבת השירותים ליותר משתמשים ומצד שני מגמת צמצום והתכנסות.

היוזמות שמתקיימות כעת אצל ארגונים במטרה לחסוך ברישוי:

• עריכת Audits של המשתמשים – בדיקה מי משתמש במה, ובאיזו תכיפות. מנהל שניגש לדוח פעם בכמה חודשים אולי אינו מצדיק רישוי מלא
• התחשבנות עם גופים בארגון לצורך מימון הרישוי בעצמם / חלק ממנו
• בחינה של כלי BI מבוססי קוד פתוח (דוגמת Pentaho) – שמענו זאת רק אצל מעט ארגונים בינתיים
• כמה ארגונים שקלו מחדש האם להישאר בחוזה תחזוקה או לא (בתחום זה לא שמענו על צעד ממשי בנושא, לעומת תחומים אחרים בהם כן שמענו), מתוך מחשבה שאם יצטרכו תמיכה אולי שווה יהיה לשלם תעריף שעה גבוה שעדיין יהיה יותר זול מעלות התחזוקה השנתית
• ניסיון לצמצם במספר כלי ה-BI בארגונים בהם נוצרו "איי BI" שונים עם כלים שונים. קונסולידציה בכלי ה-BI הנה מגמה בינלאומית (בשל גודל הארגונים שם והאופי היותר מבוזר של יוזמות BI). ראינו זאת בארגונים היותר גדולים, משום שבתחום זה בישראל מצבנו הרבה יותר טוב מזה של ארגוני ענק בחו"ל שכל רכישת חברה מוסיפה להם עוד אוסף של כלי BI לפורטפוליו. מחלקות הBI בישראל, וכל ארכיטקטורת ה-DW בכלל, הרבה יותר ריכוזית בישראל מאשר ארגונים בינלאומיים, כך שנושא הקונסולידציה של כלים קצת פחות אקוטי.
• בחינת הפורטל כאמצעי פוטנציאלי לחסוך בעלות רישוי (לא רק בתחום ה-BI אלא גם בתחום ה-ERP)

היוזמות שמתקיימות כעת אצל ארגונים במטרה להרחיב את שירותי ה-BI:

• פרויקטים קטנים שמביאים לתוצאות מהירות – זהו איפיון הפרויקטים בBI וברוב התחומים האפליקטיביים האחרים. אם לפרויקט יש רמת סיכון גבוהה/אין ידע בישראל/הטכנולוגיה אינה בשלה ארגונים נרתעים מהתחום בימים אלה הרבה יותר מאשר בזמנים אחרים, טובים יותר.
• פרויקטי BI להנהלה (בעיקר דשבורדים, ופרויקטי מדדים). תחום זה שוב עולם לכותרות, החדשות הטובות הן שכיום הדוחפים הם יותר ההנהלות (ופחות מחלקת ה-IT). יש לציין כי בפרויקטים אלה ארגונים אינם פוסלים שימוש בכלים אחרים (שונים מכלי ה-BI בהם הם משתמשים כיום)
• פרויקטי BI פיננסי – כלי BI המיועדים למחלקה הפיננסית, ובראשם – כלי תכנון פיננסי ותכנון תקציב. גם כאן מדובר בכלי Best of breed ייעודיים, ולא דווקא של ספק ה-BI המרכזי של הארגון.
• התחום הרגולטיבי (באזל II לבנקים, ובהמשך גם Solvency לביטוח) מייצרים תקציב נוסף, ייעודי, שמתרכז בתחום ה-DW על מנת לייצר פתרונות בתחום זה.

מנהלי BI ששוחחתי עמם מרגישים די מתוסכלים מכיוון שמצד אחד הם נדרשים לפרויקטים חדשים, והם שומעים את הססמאות לגבי חשיבות התחום לארגון בזמנים קשים, מצד שני הם לא מקבלים תוספות תקציביות להן הם מצפים. לכן, אנו נמשיך לראות ניסיונות יצירתיים של מנהלי ה-BI להתייעל מצד אחד ולהגדיל פעילות מצד שני.

BI מבוסס קוד פתוח: העניין גובר אך השימוש עדיין מוגבל

העניין בכלי BI מבוססי קוד פתוח בעולם גובר בהתמדה, ונוצר דיון סביב המידה בה Open Source BI מהווה או לא מהווה Disruptive Technology לאפליקציות ה-BI הקלאסיות.

למרות שעד כה ארגונים ישראליים נרתעו מאימוץ אפליקציות מבוססות קוד פתוח, אנו רואים שכיום ארגונים בישראל גם הם מביעים התעניינות זהירה בקוד פתוח במספר תחומים, כאשר אחד מהם הנו תחום ה-Business Intelligence, ובאופן יותר ספציפי בכלי Reporting, Dashboarding ו – OLAP Viewers.

באופן כללי, בשוק הבינלאומי רמת השימוש באפליקציות מבוססות קוד פתוח (OSS) גבוהה יותר ועומדת על עשרות אחוזים (מעל 50% מארגונים הנשאלים בסקרים אומרים כי הם משתמשים באפליקצית OS כלשהיא), אך, כשמדובר בתחום ה-BI, גם בחו"ל אחוזי השימוש אינם מאוד גבוהים, רמת השימוש עדיין מאוד מוגבלת אך על פי מחקרים - עולה בהתמדה. לדוגמה, על פי סקר של חברת Cutter שנערך ב2008, רק כ-18% מארגונים בינלאומיים עושים שימוש כלשהוא במוצרי BI מבוססי קוד פתוח (לעומת 11% בלבד ב-2006). 35% מהארגונים הנשאלים מתעניינים ביישום כלים אלה. מחקר זה מראה מגמה יציבה של התעניינות גוברת בקוד פתוח על פני 3 השנים האחרונות.

מאפייני ההתעניינות הזהירה בכלי Open Source BI:

• הקטגוריות הפופולאריות ביותר לכלי BI מבוססי קוד פתוח הנם כלי דוחות ודשבורדים. בחו"ל יש גם עניין בולט בכלי ETL מבוססי קוד פתוח.
• ברוב הכולל של ארגונים מתעניינים לא מדובר ביישום BI סטנדרטי לכלל הארגון אלא לשימוש נקודתי – לפרויקט ספציפי או למחלקה מסוימת.
• רוב הארגונים המיישמים כלי BI בקוד פתוח בחו"ל יישמו זאת בעצמם, ולא באמצעות כ"א חיצוני. זאת משום שרבים מהמאמצים הנם ארגונים טכנולוגיים ובתי תוכנה שמאמצים את הכלים לשילוב במוצרים המסחריים שלהם.
• ספקי Open Source BI בולטים שמופיעים על ה"רדאר": Pentaho, Jaspersoft, מיזם BIRT - Eclipse.
  

המאמצים הראשונים יהיו (והינם) ספקי תוכנה שמחפשים לשלב יכולות BI בתוך מוצריהם, אך בעקבות לחצים תקציביים, גם ארגוני משתמשים יתחילו לעשות שימוש מוגבל מאוד בכלים ביישומים חדשים, בעיקר כדי "לבדוק" את המודל, באופן המאוד דומה לתהליך האימוץ שמתרחש במודל ה-SaaS.

מודל חדש ומעניין שעשוי לשנות את הדרך בה נחפש מידע באינטרנט

Wolfram Alpha - יוזמה חדשה המבטיחה לשנות את עולם חיפוש המידע כפי שאנו מכירים אותו כיום – מנוע שעונה תשובות ממוקדות לשאלות, תוך ביצוע חישובים חדשים והצגת התוצאות בגרפים וטבלאות.

מדובר בהכרזה חדשה (המתוכננת להמשך החודש) המבטיחה "לשנות את עולם האינטרנט", ולאפשר לקבל תשובות ממוקדות ומפורטות לשאלות שייתכן שלא נשאלו בעבר.

מס' החברות הטוענות לכתר האינטליגנציה המלאכותית שתאפשר לנו לאתר את המידע הדרוש תוך שימוש בשפה חופשית גדול, וההצלחות הן מינוריות / נישתיות. למה שהפעם זה יהיה שונה? אולי משום שמדובר בפרסונה מוכרת ומוערכת. הפיסיקאי Dr Stephen Wolfram, גאון שסיים לימודי PhD בגיל 20 הוא גם זה שעומד מאחורי המצאה חשובה ביותר בעולם האקדמיה והמחקר, שכבר הוכיחה עצמה – תוכנת Mathematica הידועה, המשמשת לפתרון בעיות מתמטיות מורכבות (עליה מיזם החיפוש גם מתבסס).

אז מה הגליק הגדול? 3 דברים מעניינים במיוחד:

• מתן תשובה ממוקדת
• צורת ארגון התשובה , הכוללת נתונים נוספים הקשורים לנושא - גרפים וטבלאות תומכות
• תהליכי איכות ובקרה על ידי צוות מומחים ומאגרי נתונים פרטיים

ישנם מיזמים (דוגמת Ask Jeeves) המאפשרים לשאול שאלה בטקסט חופשי, לאחר מכן מבצעות הבניה של ה"שאילתה", מיתרגמות ל String חיפוש, ומחזירות תוצאות חיפוש רלוונטיות. Wolfram Alpha לוקח את זה צעד אחד קדימה – השואל מקבל תשובה ישירה לשאלה (ולא תוצאות חיפוש בהן יצטרך להמשיך ולחפש), וכן מידע רלוונטי נוסף שמתקבל על ידי ביצוע ניתוחים וחיתוכים חדשים (שלא היו קיימים לפני כן). לדוגמה, תארו לעצמכם שהקלדה שלהצירוף "מספר החברות בישראל" יחזיר טבלה עם מספר הארגונים על פי גודל, עם סטטיסטיקות רלוונטיות, חלוקה למגזרים ועוד נתונים שנאספים במיוחד עבור צורך זה, (לא יישאבו ממקור קיים/שאילתה קודמת).

מקורות המידע הנם אתרי אינטרנט וגם מאגרי מידע פרטיים, כאשר אמורה להיות התערבות אנושית גבוהה ע"י מומחים שאמורה להבטיח רמת איכות גבוהה על המידע (הערכה ראשונית היא שכ1000 מומחים יידרשו כדי לתחזק ולעדכן את מאגר המידע לכשיתחיל לפעול בתפוצה רחבה). כרגע עולמות התוכן המטופלים בצורה טובה הנם מתחום האקדמיה ומדעי החיים, התחומים שאינם מטופלים טוב הנם תרבות פנאי, צריכה, סרטים, מוזיקה וכד'. אבל ברגע שהתשתית תוכח, גם זה בוודאי יגיע.

לסיכום, לא ברור אם מיזם זה ספציפית הוא זה שיצליח איפה שכולם נכשלו, אבל המודל עצמו מאוד מעניין והפוטנציאל הוא עצום, הרבה מעבר למאגר מידע המיועד למהנדסים חוקרים ואקדמאים. אם נסתכל על התחום העסקי, יש כל כך הרבה מודלים עסקיים חדשים שיכולים לצוץ בתחומים כמו שוק התיירות, תחומים מחקריים, ואפילו בתחום ה-BI והמודיעין התחרותי בתוך ארגונים. הפוטנציאל של קיום מאגר ארגוני אותו ניתן לשאול שאלות ולקבל תשובות ממוקדות ונתונים נוספים המחושבים עבור אותה שאלה הוא מאוד מעניין, מה גם שבתוך הארגון ניתן לשלוט ברמה יותר גבוהה על איכות התשובות (בעיה איתה מתמודדים ארגונים המיישמים כלי Web 2.0 / ויקים למיניהם ונאלצים להתפשר על רמת השליטה באיכות הנתונים).

מקורות נוספים לקריאה על נושא זה:

מאמר בנושא שפורסם בדמרקר

פרסומים בבלוג של ג'ימי (1, 2, 3)

הבלוג של Wolfram Alpha

צו האופנה: פרויקטים המביאים לחיסכון בהוצאות

בזמן האחרון ארגונים עמם אנו נפגשים בפגישות או שולחנות עגולים מספרים לנו על פרויקטים מתוכננים שעיקר ייעודם הנו לחסוך כסף בארגון, או אף במחלקת הIT עצמה. הנה כמה דוגמאות לפרויקטים אלה:

• שירות עצמי – מאוד מאוד חם כרגע, ולא רק בסקטורים ה"ברורים מאליהם" (כדוגמת SELF SERVICE. בבנקאות – העברת פעילויות לכספומטים ו back office בכדי לקיים סניף רזה). גם ארגונים תעשייתיים, הייטקיים, ארגוני שירות וממשלתיים, מחפשים דרכים להוריד עלויות מוקד השירות, ועל הדרך - גם לשפר את רמת השירות הניתנת ללקוח (רוב הלקוחות מעדיפים שתהיה להם האופציה לבצע חלק מהפעולות בשירות עצמי). סוגים שונים של שירות עצמי בחלק מהסקטורים כבר הופכים להיות מרכיב בלתי נפרד במוצר (כמו לדוגמה בתחום הבנקאות, הבנקים כל הזמן מחפשים דרכים חדשות לספק יותר ויותר פעילויות בשירות עצמי באתר האינטרנט/בעמדות השירות ובטלפונים הניידים בצורה שגם תספק להם איזשהוא יתרון תחרותי). מגמת השירות העצמי תימשך, אתר האינטרנט ימשיך להיות הערוץ העיקרי המעניין, אך גם ערוץ המובייל יתחיל לתפוס תאוצה (תחת מגבלה של חוסר בסטנדרטיזציה מבחינת מכשירים/מערכות הפעלה שמאוד מגבילה כעת את השוק), וגם הקיוסקים ועמדות שירות עצמי.
• IT ירוק - איך שלא נסובב את זה, כרגע המניע הוא חיסכון בהוצאות. תחום מאוד פופולרי לאחרונה הוא הניסיון להפחית משמעותית את כמות דואר הנייר הפיזי שחברות שולחות ללקוחותיהם ולהעבירם למדיה דיגיטלית שלא רק חוסכת בכמות הנייר אלא מאפשרת מתן שירותי ערך מוסף (על כך תוכלו לקרוא בהרחבה בפוסט מעניין בבלוג של שחר על שימוש בטפסים אינטראקטיביים).
• פעילויות במחלקת ה-IT לצמצום ההוצאות השוטפות, לדוגמה: עריכת AUDIT לרשיונות (בתחומי ERP, BI ועוד) וניסיון למצמם מספר רשיונות של משתמשים שאינם עושים שימוש או עושים שימוש מאוד נמוך בכלים. לדוגמה, אחד הארגונים סיפר על בדיקה של מספר הכניסות למערכת BI וביטול הרישיון למשתמשים שאינם עושים שימוש גבוה בכלים אלה. משתמש שיבקש בכל זאת להשתמש יצטרך לממן את רכישת הרישיון מכיסה של המחלקה העסקית אליה הוא משתייך, העברת מידע לפורטל (שוב – כדי להפחית בעלויות רישוי יקר למשתמש "כבד"), פתיחה של חוזים קיימים, מו"מ על תנאי תחזוקה, שקילה מחדש האם כדאי להישאר בחוזה תחזוקה עם ספק מסוים (לעומת העלות המשוערת של פתיחת תקלות מולו), ומשחקי פחת (מה עוד ניתן להגדיר כהשקעה?!)
• פרויקטים נוספים הם כאלה שלא מביאים ישירות לחיסכון בעלויות אלא מגדילים פרודוקטיביות ועקב כך עשוים להביא לחיסכון בעלויות בצורה עקיפה. לדוגמה, כלי EPSS אשר מתלבשים על מסך העבודה של העובד/נציג השירות ומנחים אותו לגבי התהליכים אותם הוא מבצע. פרויקט כזה יכול לקצר זמן שיחה (=חיסכון בעלויות), לשפר את ההטמעה של הכלי (=פחות פניות לHD = חיסכון בעלויות, קיצור זמן ההדרכה של נציג שירות חדש = חיסכון בעלויות)

ומה עם פרויקטים טכנולוגיים שאמורים לשנות את הארגון? אפשר שינוי במודל עסקי? שירות חדש? בשבוע האחרון יצא לי להיתקל בשני ארגונים שבהם פרויקטים טכנולוגיים מתוכננים אמורים לבצע מהפכה של ממש בארגון. למרבה הפלא, אין אלה ארגונים הייטקיסטים או מוטי טכנולוגיה במיוחד, אלא ארגונים ממשלתיים למדי, בהם הארגון סיפק עד כה מוצרים מאוד מוגדרים. הפרויקטים המדוברים אמורים לבצע מהפכה של ממש בהגדרת השוק, המוצרים והמתחרים של ארגונים אלה.