מה עובדי הארגון חושבים על חיפוש ארגוני?

חיפוש ארגוני חוזר לאחרונה לכותרות, ארגונים בעולם ובישראל מתכננים לגבש תפיסת חיפוש פנים ארגונית וליישם מנועים שיעזרו לעובדים לקבל את המידע שהם צריכים, מתי שהם צריכים. למה נושא החיפוש עולה עכשיו לכותרות?

העובדה שמחלקות IT צריכות לקבל היא שאותם עובדים שעובדים מול מערכות המידע שהם מטמיעים הנם אותם עובדים שיכולים כיום לחפש כמעט כל פריט מידע שהם צריכים באינטרנט. העובדים התרגלו לכך שרוב המידע הקיים (בעולם האינטרנט החיצוני) הינו ניתן לחיפוש - searchable.

בארגון המצב הפוך, רוב המידע אינו ניתן לחיפוש, וכאשר שואלים עובדים האם הם מסוגלים למצוא את המידע שהם צריכים רובם יענו שזה לא קל. ברור להם שהמידע קיים בארגון, אך הם לא יכולים להגיע אליו. הבעיה היא כמובן פחות במידע המובנה וה"מוסדר" אלא במידע שקיים בארגון אך בצורה מאוד בלתי מובנית (בין אם בהתכתבויות פנימיות בין עובדים אחרים, ובין אם "בראשם" של אנשים אחרים בארגון).

לאחרונה נתקלתי בסקר מעניין שערך ארגון AIIM - Association for Information and Image Management. תוצאות הסקר מדברות על כך ש69% אחוזים מהחברות שהשתתפו בסקר מדווחות על פחות מחצי מהמידע הארגוני ניתן לחיפוש במנועי חיפוש שונים (רק 10% אמרו כי מעל 75% מהנתונים בארגון ניתנים לחיפוש). נתון נוסף לא מפתיע הוא שרוב העובדים יותר מרוצים מאפשרויות החיפוש באתרי אינטרנט מאשר באינטרה-נט הארגוני.
כחצי מהמשיבים אומרים כי מציאת המידע שהם צריכים בתוך הארגון הנו מאמץ שדורש זמן.
רוב הארגונים עושים שימוש כיום ב-4 או יותר מנועי חיפוש שונים.

נתונים אלה לדעתי מציירים תמונה דומה לזו שקיימת בישראל. ממפגש שולחן עגול שקיימתי בנושא זה נציגי הארגונים סיפרו על כוונתם לספק לעובדים פיתרון חיפוש כלל ארגוני, ולנסות לספק עד כמה שניתן חוויית חיפוש ואיתור מידע דומה לזו הקיימת בעולם האינטרנט החיצוני כיום, חווייה אשר מציבה רף די גבוה מראש ליוזמות חיפוש פנים ארגוניות.