כלי מעקב אחר משימות - רשמים משולחן עגול

המפגש שקיימתי לאחרונה בהשתתפות מנהלי מחלקות ב-IT, מנהלי או"ש, ונציגי המשתמשים, עסק בנושא מערכות למעקב אחר משימות. לאחרונה תחום זה זוכה להרבה עניין וקיבלנו מספר פניות לקיים מפגש בנושא. כלים למעקב אחר משימות/נהלים/החלטות, משמשים שכבות ניהוליות שונות בארגון (הנהלה בכירה, הנהלת ביניים, מנהלי פרויקטים, מנהלי בקרה), וארגונים רבים בישראל כבר היום עושים בהם שימוש מסוים לצרכים שונים.

יחד עם זאת, אני שומעת שוב ושוב שארגונים רבים מתקשים להטמיע כלים אלה בארגון בהצלחה וכתוצאה מכך פרויקטים אלה לעתים נזנחים או מאומצים בצורה חלקית בלבד.

הפוקוס העיקרי במפגש היה סביב נושא ההטמעה. ארגונים סיפרו על יוזמות מוצלחות ולא מוצלחות, וחלקו מניסיונם כיצד ניתן לגרום לאחרון העובדים לעבוד ולעדכן את המערכת, כיצד לטפל בהתנגדויות והמלצות נוספות

למה כל כך קשה להטמיע כלי מעקב אחר משימות בארגון?!

כמעט בכל המקרים המניע העיקרי לכניסה לפרויקט הנה דרישה של ההנהלה הבכירה, וליתר דיוק, המנכ"ל/ית, במיוחד אם מדובר במנכ"ל חדש שרק נכנס לתפקיד ורוצה לקבל תמונה מהירה ויכולת שליטה בשטח. בד"כ הדרגים הגבוהים הם אלה שמעוניינים במערכת, המתנגדים העיקריים הנם הדרגים הנמוכים יותר (אלה שעובדים על מנת להזין את המערכת, ובנוסף לכך הם גם לרוב אינם נהנים מהתוצרים שלה). כמה סיבות להתנגדות של העובדים:

• עובדים קשה מדי בשביל לעדכן את המערכת
• לא רואים תוצרים מהמערכת
• באופן טבעי לא אוהבים שעוקבים אחריהם
• זהו כלי נוסף ברשימת הכלים הארוכה שצריך לעדכן (מהמפגש עלתה תמונה כי במיוחד במחלקת ה-IT, אותה משימה יכולה להיפתח כמה פעמים במערכות שונות)

איך לגרום לעובדים להשתמש בכלי מעקב אחר משימות?
התשובה של רובם הגדול של הנוכחים בדיון: אם המנכ"ל יחליט, הכלי יעבוד בארגון, כך שחשוב מאוד "למכור" את זה קודם כל למנכ"ל (אצל לא מעט מהמשתתפים בדיון היוזמה הגיעה מהמנכ"ל עצמו אשר היה מחויב לתהליך). בחלק מהארגונים ניסיון העבר מראה שעם עזיבתו של המנכ"ל שדחף את הכלי, השימוש בו ירד משמעותית כתוצאה ישירה. קיים קשר הדוק בין רמת הצלחת ההטמעה בארגון ובין מעורבות ההנהלה בתהליך. צוין כי מחויבות ומעורבות של המנכ"ל מחלחלת למנהלים בדרגות שמתחת, והם אלה שדוחפים את זה בתחומים השונים. גישת ה Top-down במקרה זה עובדת היטב.

המלצה נוספת שניתנה לצורך שיפור ההטמעה היא הכנסת "אחוז סגירת משימות במועד" כמדד במערכת מדדים ארגונית ועדכון המידע בפורטל למנהלי פרויקטים שבו, בין שאר הפרמטרים, גם כמות המשימות בהן העובד עמד בזמן הסגירה של המשימה / לא עמד בזמן, יכול לעשות הבדל משמעותי ברמת השימוש.

ודגש חשוב נוסף הוא דחיפת הנושא בצורה "מלאכותית" בשלבים ההתחלתיים והקפדה באופן שוטף לגבי השימוש. הדחיפה ההתחלתית מלאכותית ובאיזשהו שלב השימוש הופך להיות יותר להרגל. לדוגמה, בחודשיים-שלושה ראשונים מבקשים לא לכתוב משימות במייל אלא להכניס למערכת. בסופו של דבר התוצאה הרצויה היא שגם לאנשים זה עושה את הסדר ולפחות חלק מהם ירצו להמשיך לעבוד כך.

בדיקת התקדמות בפגישות אישיות ישירות מול המערכת יכולה גם היא לתרום להטמעה

ויחד עם זאת, משתתפי הדיון העלו כי צריך להבין שישנם גם אלה שאף פעם לא יעבדו עם מערכת כזו (מה שאומר שגם האנשים שעובדים תחתם לא)...

נושאים נוספים שעלו בדיון: תוארו היישומים שכבר נעשו בתוך הארגונים והלקחים שנלמדו כתוצאה מהם, תוארו הכלים הטכנולוגיים השונים הקיימים בשוק והדגשים הפונקציונאליים שכדאי לבחון בבחירת כלי, וכן ניתנו טיפים כלליים לארגונים הנכנסים לתחום.

הסיכום המלא של התובנות שעלו בדיון יועלה בקרוב בקבוצת הדיון שפתחנו לנושא זה (מוגבל ללקוחות STKI בלבד).