רשמים משולחן עגול - כלי ניהול למידה והטמעה

שוק הכלים הטכנולוגיים ללמידה והטמעה כולל הרבה תתי-תחומים (אשר אליהם מתווספות קטגוריות חדשות כל הזמן). אימוץ כלים אלה בארגונים הנו לרוב מוגבל וחלקי. שוק הספקים כבכל שוק שבשל, כולל ספקי best of breed וכן ספקי סוויטות אפליקציות ארגוניות (HR, ERP) שהתרחבו גם לתחומים אלה, וכן כלי קצה מאוד ממוקדים (הרבה סטארטאפים).

התחומים הנכללים בשוק כלי ניהול למידה והטמעה (רשימה חלקית):

• כלים לניהול האדמיניסטרציה של הלמידה – LMS - learning management systems
• כלים לחילול לומדות וחומרי הדרכה
• מבחני ידע, בדיקת אפקטיביות
• ניהול תכני למידה – LCMS
• כלים להעברת קורסים מתוקשבים (e-Learning)
• ניהול Skills / Talent
• "מעטפת" ל- delivery של שירותי הלמידה – פורטל הדרכה לדוגמה
• כלים המאפשרים למידה "אד-הוקית" תוך כדי העבודה התפעולית (לדוגמה, EPSS) - קטגוריה יחסית חדשה
• ממש לאחרונה אנו רואים גם כלי מדידת הטמעה, הדוגמים ברמת תחנת העבודה של המשתמשים תוך כדי עבודתם את צורת העבודה כך שניתן לראות היכן צריך לחזק הטמעה (מעט מאוד יישומים בפועל בישראל

ארגונים כעת שואלים אותנו יותר על מפת הספקים, אשר בעבר הייתה מצומצמת הרבה יותר בישראל. כמו כן, שנת 2009 (שהייתה לוחצת מבחינה תקציבית) הביאה עמה יותר עניין בכלים התומכים בלמידה תוך הפחתת עלויות הטמעה (לדוגמה, כלי EPSS המשולבים במערכות התפעוליות, כלי חילול תכני למידה באופן אוטומטי ועוד). במקביל, מתחילות להופיע אופציות מבוססות קוד-פתוח (דוגמה בולטת – Moodle לתחום LMS).

לצורך כך קיימתי שולחן עגול בו ארגונים המשתמשים או בוחנים טכנולוגיות אלה שוחחו על שאלות אלה ואחרות, העלו סוגיות ושיתפו טיפים ולקחים מניסיונם. מובאים כאן חלקם מהמסקנות שהועלו במפגש.

Blended Learning – כ Best practice
במפגש הייתה הסכמה כללית (הרווחת כבר שנים) כי הקורסים המקוונים והלמידה העצמאית אינם מחליפים לחלוטין את הלמידה הפרונטאלית. ההמלצה השחוקה כמעט לשלב צורות למידה שונות אכן מוכיחה את עצמה. ה – Blended learning (שילוב מספר שיטות למידה) כשילוב הממקסם את הערך מהלמידה אכן עלה כ- Best practice אצל כל המשתתפים. כמו כן, האווירה שעלתה מהדיון באופן כללי היא שכאשר מדובר במיומנויות רכות – ישנה העדפה ברורה להשתמש בקורסים פרונטאליים.
חלק מהמשתתפים הדגישו כי המעבר מלמידה פרונטלית לעצמאית/מתוקשבת הנו מעבר שקשה לארגון לעכל ושבחלק מהמקרים אין תחליף מספיק אפקטיבי והם יישארו עם למידה פרונטאלית (מיומנויות רכות, הנהלה בכירה, משתמשים לא טכנולוגיים).

הבעיה המרכזית – תרבות ארגונית
באופן לא מפתיע, וכמו ברוב פרויקטי ניהול ידע (תחום משיק ולעתים חופף עם תחום הלמידה), אחת הבעיות המרכזיות הנה התנגדות מבפנים – אם מהעובדים, או מההנהלה עצמה. בארגונים טכנולוגיים מתחום ההיי-טק הבעיה פחות חמורה.
יחד עם ההכרה כי בארגון קיימים פלחים שונים של משתמשים, אשר חלקם הרבה יותר מוכווני-טכנולוגיה (Generation Y / "הילידים הטכנולוגיים"), חלקם "מהגרים טכנולוגיים" אשר מאמצים לאט-לאט חלק מהרגלי ה Gen Y, וחלקם מתנגדים בצורה משמעותית לאימוץ דיגיטלי, בעיה שהועלתה בדיון: כיצד להתייחס למשתמשים שונים אלה, ולהתאים לצרכיהם השונים?
משתתפים בדיון טענו כי משתמשים מבוגרים יותר וגם אנשי מטה / הנהלה בכירה – מתנגדים ללמידה העצמאית ויותר רוצים ש'יאכילו אותם'. אנשי ההנהלה לרוב יקבלו הנהלה פרטית.
אחד הארגונים אף ציין על בעיה תרבותית בה נתקל במחלקת ההדרכה עצמה – אשר קשה לה לעבור ממצב של קורסים פרונטאליים בלבד לשימוש בכלים ממוכנים.

אתגרים נוספים שהוזכרו בדיון

• יוזמות למידה שונות בארגון ללא תיאום. בחלק מהארגונים קיימים כלים טכנולוגיים נפרדים - הלקוחות החיצוניים משתמשים בכלי אחד, והעובדים - בכלי אחר, והתכנים המיוצרים לקהלי יעד אלה שונים. אחד הארגונים ציין כי גם התפיסות שגובשו שונות – לעובדים פנימיים יותר למידה פרונטאלית, ולחיצוניים – למידה מתוקשבת יותר (שילוב של לומדות + כלי EPSS).
• ארגון מתחום הטכנולוגיה ציין כי צריך לקבל את העובדה שכיום קיים טשטוש בין עבודה -> למידה -> חיים. הלמידה צריכה להשתלב בעבודה היום יומית, וזהו אתגר משמעותי. איך מביאים את הלמידה לתוך סביבת העבודה (שאלה שעולה לרוב ביוזמות ניהול ידע כיום)? רוצים לייצר learning services. גם שיטות הגישה לנתונים משתנות והן כיום מגוונות, לא רק מחשב במשרד אלא גם עובדים שניגשים דרך smartphone (אייפון/בלקברי).
• טשטוש בין עולם הלמידה - לעולם ניהול ידע - לעולם הקולבורציה. למידה לא מתרחשת רק בקורסים רשמיים אלא היא מתרחשת כל הזמן בתהליכי ניהול ידע ושיתוף ידע בין העובדים. ולכן השאלה - איך נראית כיום תכנית למידה? הנה שאלה לגיטימית. האם זו סביבה חדשה שמשלבת תהליכים, למידה וקהילה?
• נושא Social Learning – למידה באמצעות מודלים חדשים מעולם המדיה החברתית שמציב אתגרים רבים לעומת המודלים המסורתיים המוכרים – על כך פירוט בהמשך.
• צוינו אתגרים טכנולוגיים סביב יישום גלובלי בו העובדים צריכים להתחבר למערכת ממקומות גיאוגרפים שונים – איך לאפשר התחברות רציפה ובאותה רמה לכל העובדים (כאן פתרון במודל SaaS חיצוני יכול לסייע).
• אחד הארגונים ציין הצגת סרטוני Flash על גבי Citrix קשה/עובד בצורה איטית.
• חסרה כיום אינטגרציה המאפשרת קישור אמיתי בין מערכות: LMS + משובים + משאבים, לרוב תחומים אלה נבנים כ"איים" עם כלים שונים.
• רוב הלומדות המוצעות "מהמדף" הנן באנגלית.

מודל פנימי (in-house) או חיצוני (Hosted או SaaS)
אחת מהשאלות שעלו במפגש – האם ליישם כלי במודל חיצוני, אשר יושב אצל הספק, או ליישם את הכלי פנימית בתוך הארגון.יש לכך מספר שיקולים:
· אם צרכי החברה הנם דומים למדי לצרכי ארגונים אחרים, ההעדפה להשתמש בכלי חיצוני גדלה. [הערת STKI: היתרון הבולט בתחום ה-SaaS כפי שעולה משיחותינו עם לקוחות שיישמו הוא היכולת להתרכז בתהליכים העסקיים במקום להתעסק בטכנולוגיה – איזון עומסים, גיבוי, אבטחה וכד'. עם זאת, תחום ה-SaaS רלוונטי ביותר כאשר מדובר בצרכים כלליים ולא ייחודיים, שכן ה"אפליקציה" במודל SaaS מתוחזקת פעם אחת עבור כל המשתמשים בה (multi-tenant), כל שדרוג בחבילה יתבצע לכולם ביחד. לכן, אם נדרשים שינויים מהותיים באפליקציה מודל זה פחות מתאים].
· אם הארגון הנו גלובלי, קיים יתרון בהליכה לפיתרון SaaS שכן השירות הניתן למשתמשים אמור להיות זהה ללא תלות במיקום הגיאוגרפי. ארגונים גלובליים נתקלים בבעיות ביצועים במיקומים שונים – בהודו זמני התגובה יהיו יותר נמוכים מאשר ארה"ב. מודל ה-SaaS אמור להקל על "כאב ראש" זה. חלק מהארגונים הגלובליים מתמודדים בבעיית הביצועים על ידי אפשרת הורדת קורסים וביצועם באופליין.

תועלות ו-ROI

1. הקטנת תלות במוקד התמיכה (הרבה מהפניות הנפתחות – בגלל חוסר היכרות עם התהליכים ופחות בעיות טכנולוגיות אמיתיות).
2. שימוש בכלי EPSS – הטמעה בזמן אמת – יכולים לחסוך הן בזמן המדריכים והן בהורדה משמעותית בצורך לפתח סביבות הדרכה על ידי ה-IT
3. כלי המאפשר לארגון לקצץ בעלויות (תקציב נסיעות לדוגמה בארגון גלובלי)

למידה במודל Social לעומת המודל המסורתי
למידה באמצעות מודלים חדשים מעולם המדיה החברתית מציבה אתגרים רבים לעומת המודלים המסורתיים המוכרים, החל מהשינוי התהליכי, לא רק בקרב עובדי ומנהלי הארגון אלא גם ברמת עובדי ההדרכה עצמם, ודרך השתלבות יוזמות "למידה חברתית" ארגוניות (לדוגמה, רשת חברתית ארגונית ייעודית) ברשתות חברתיות חיצוניות אחרות. לדוגמה, אם לחברה יש רשת חברתית מקצועית פנים ארגונית בה העובדים פעילים, האם עליה לנסות ולשלב רשת זו ברשתות חברתיות כדוגמת Linkedin, או לשמור על הפרדה מלאה?

בשולחן עגול אחר שערכנו בנושא Web 2.0 לשימושי ניהול ידע פנים ארגוניים, דובר על אחת הבעיות הכאובות בהכנסת כלי ווב2 לארגון – היעדר היכולת למדוד ולהראות ROI שניתן להציג להנהלה בכירה. הגישה שגם עלתה בדיון זה בהקשר של ROI בלמידה באמצעות תפיסות web 2.0 - להראות ניצחונות קטנים.

האתגר העיקרי בלמידה חברתית הוא לבוא עם סט שאלות ותשובות שמתאים לעולם העסקי. חשוב לעשות זאת, למרות הקושי הרב, שכן השאלות הנן שונות משמעותית מהשאלות של עולם הלמידה המסורתי.
אחת מהדוגמאות שניתנה ליישום בו למידה חברתית יותר מתאימה – בגוף פיתוח דרך ההדרכה למתודולוגיית פיתוח חדשה מיושמת באמצעות מינוף ידע שנצבר אצל המפתחים עצמם. לצורך זה יושם WIKI המעודכן על ידי המפתחים לנושא זה.

אתגר נוסף - מיהם האנשים שמנהלים בלוגים וקהילות? עד היום יוזמו ונוהלו על ידי אנשי IT. התוצר – הרבה כלים ותשתיות בלי הצד של הניהול.

טיפים והמלצות שהעלו המשתתפים במפגש

• כדאי להשתמש באותו כלי הדרכה ללמידה עצמית גם בהדרכות הפרונטאליות. כך המשתמשים ייחשפו לאותו הכלי בו הם ישתמשו אח"כ בעצמם, כך שזה לא יהיה להם זר. המדריך מראה להם איך זה עובד, אח"כ מנתק והם מנסים בעצמם.
• E-learning לא בהכרח אומר שהמשתמש לומד בעצמו. ניתן ליצור קהילות ואינטראקציה בין משתמשים שתחזק את הלמידה.
• לקשר בין יוזמות הדרכה חיצוניות ללקוחות ופנימיות לעובדים
• לחזק את הקשר / שיתוף בין יוזמות ניהול ידע, פורטלים ושיתופיות, ותחום הלמידה וההטמעה.

במפגש גם עלו דוגמאות לפרויקטים שיושמו, שימוש בכלים טכנולוגיים שונים ועוד.