המצב הקיים לעומת המצב הרצוי:
- מעבר מניתוח העבר לתחזיות העתיד
מנקודת המבט של נציגי המחלקות הפיננסיות - כיום הכלים העומדים לשימושם טובים בעיקר לנתח את מה שהיה. יש יותר צורך בכלים שיעזרו להם לחזות מה יהיה, ולבצע תכנון בצורה יותר טובה. אחד המשתתפים הגדיר זאת כ"מעבר מפתולוגיה לנבואה" – יכולת חשובה ביותר בעולם בו קצב השינויים רק הולך וגדל. המשתמש הפיננסי צריך להיות מסוגל לתכנן, להגדיר תרחישים ולענות בצורה מהירה על כל תרחיש – מה תהיה ההשלכה ומה כדאי לעשות? - גמישות
בסיטואציה עסקית שבה קצב השינויים מאוד מהיר, הכלים צריכים להיות גמישים,
כיום הכלי הגמיש ביותר שניתן למצוא אצל רוב משתמשי המחלקות הפיננסיות הנו אקסל. - מקורות המידע
משתמשים עסקיים ציינו כי המידע שצריך להיות זמין לצורך ביצוע תכנון הנו מידע ממגוון תחומים וגם מידע חיצוני של השוק, ולא רק מידע פיננסי.
אחד ממשתתפי הדיון (נציג מחלקת הפיננסים) הגדיר שלושה צרכים מרכזיים של המחלקה הפיננסית ממחלקת ה-IT:
מידע – מחלקת הIT צריכה להעמיד לרשות אנשי הפיננסים מידע, מידע זה צריך להיות מדויק, זמין, ידידותי, ומהיר, וחשוב שתוכן המידע לא יהיה רק כספי. צרכי המידע של המחלקה הפיננסית לצורך תכנון ובקרה צריך לכלול גם מידע הקשור לכוח אדם, ללקוחות (שביעות רצון לדוגמה), מכירות וכד'. דרישה זו אינה פשוטה, שכן כל אחד מגורמי המידע מנוהל במקום אחר, ולפעמים גם מוזן באופן ידני (לדוגמה, תוצאות של סקרי שביעות רצון).
ניתוח – המידע עצמו לא תמיד מספיק, יש צורך בהפעלת נוסחאות שונות על המידע לצורך השוואה ותכנון.
פעולה – לאחר קבלת המידע וניתוחו נדרשת פעולה. לדוגמה, בנושא התקציבי אם קיימת הוראת תשלום בגובה מסוים והיא אינה עומדת בקריטריונים, יש לדאוג לפעולה המתאימה – ובמקרה זה, שהגורם המבקש לא יוכל לקיים את הפעולה.
נקודת המבט של מחלקת ה-IT
כמה נציגי מחלקות IT ציינו כי הם מרגישים שהם קצת "רודפים" אחרי המחלקה הפיננסית. צוין נושא האקסלים כבעייתי – משתמשי הפיננסיים מתקשים להיפרד ממנו.
אחד המשתתפים ציין כי בארגונו סוים לא מכבר תהליך יישום ERP מאוד גדול, שהכניס זעזועים בתהליכי העבודה וכעת, לאחר ההתייצבות, המשתמשים מחפשים קצת "שקט".
תחומים חדשים אליהם הארגון מעוניין להיכנס
במפגש עלו כמה נושאים שעניין את רוב המשתתפים להיכנס אליהם:
- נושא תכנון תקציב (Budget Planning) כתחום אליו ארגונים כבר נכנסו או לחילופין מעוניינים להיכנס בקרוב. הכלים העיקריים שהוזכרו בהקשר זה: הייפריון, פתרונות SAP. כל הארגונים שהשתתפו בדיון סיפרו על רצונם להיכנס למערכות תכנון ובקרה (חלקם כבר עושים זאת כיום), ורובם הביעו רצון שמערכת זו תתממשק בצורה טובה עם מערכת ה-ERP שלהם. יש לציין כי למרות דרישת התממשקות זו, כמחצית ממשתתפי הדיון מסתכלים על הכלים בתחום זה ככלי best of breed (מה שאומר שאם המערכת המוצעת מספק הERP אינה מספיק טובה, הם יסתכלו על כלים אחרים). ארגונים מאוד מוטי מערכת ERP ספציפית סיפרו כי לא היה הרבה ספק בשלב בחירת המערכת שכן היא צריכה להתממשק בצורה הדוקה ל-ERP כדי לספק סגירות ותאימות חשבואנית, ולכן, גם אם המודול הרלוונטי אינו הטוב בשוק, הם יבחרו לעשות בו שימוש.
- תחום נוסף שהוזכר כחשוב הנו תחום המדידה / Balanced Scorecard. במקרה זה, מעטים הם הארגונים שכבר מיישמים שיטות מדידה באמצעות כלי מדף, אך חלקם כבר עובדים בצורה כזו עם כלים בפיתוח עצמי, ואחרים הביעו רצון להיכנס לתחום.
- מערכות המנהלות את תהליך הזמנת נסיעות – מערכות Travel שלכאורה אינה קשורה למחלקה הפיננסית, הנה מערכת שהוזכרה כמה פעמים בדיון, כאשר התועלת מהכנסת מערכת המנהלת את תהליך הזמנת הנסיעות של העובדים הנה כספית ודי ברורה – ארגונים שכבר יישמו מערכת זו סיפרו שחסכו חיסכון משמעותי והצליחו ליישם יותר בקלות מדיניות נסיעות באמצעות המערכת. המערכת מאפשרת בקרה על תהליך הנסיעות מבחינת התקציב, כולל התממשקות למערכת ה-ERP לצורך רישום חשבונאי.
תחומים נוספים שהוזכרו: ניתוח רווחיות, בארגון גלובאלי - טיפול בפעילויות בין חברתיות, כלי דשבורד למנהלים (ובתוך כך גם מנהל פיננסי), בארגון גלובאלי בו לכל חברה ישנה מערכת תפעולית פיננסית אחרת עלתה התלבטות כיצד להגיע לאחידות ברמת הכלים התפעוליים, חיבור בין עולם פיננסי לעולמות אחרים – מכירות, שיווק, תכנון אופרציות, ניהול מחלקת גזברות.
לעומת זאת, תחומים קצת פחות בולטים, שפחות הוזכרו /משתתפי הדיון ראו בהם צורך פחות דחוף הנם: כלי איחוד דוחות פיננסיים (באחד הארגונים צוין כי הדוחות מאוחדים בצורה ידנית)
בעייתיות וחסמים
במפגש עלתה סוגיית האקסלים – כיום זהו הכלי מספר אחד שמשמש את מחלקת הכספים. בחלק מהארגונים הייתה בעיה לעבור מכלי האקסל המוכרים לכלים חדשים מכיוון שהם לא סיפקו פיתרון מלא ומספק, וכל עוד אנשי הכספים מרגישים שאין להם תחליף ראוי הם ימנעו ממעבר לאותו כלי.
עד כמה רגולציות דוחפות את התחום?
בתחום הרגולציות, הורגשה הפרדה ברורה בין ארגונים מהסקטור הפיננסי, בהם SOX, באזל II ורגולציות אחרות המחייבות בקרות חזקות על צד הדיווחים החשבונאיים כבר דוחפים יוזמות רבות כמה שנים, לבין ארגונים מסקטורים אחרים (ובהם גם אלה המחוייבים ל-SOX) שאינם מרגישים דחיפה חזקה מכיוון הרגולציות להיכנס לכלים ויוזמות חדשות. בעוד שבסקטור הפיננסי, התקציבים המוקדשים לתחום הרגולציות עולים בכל שנה, בשאר הארגונים לא מורגשת עלייה כזו.
מבחינת כלים ייעודיים ל-SOX, ארגונים שאינם מהסקטור הפיננסי ונדרשים לעמוד בתקנות SOX ציינו כי הליכה למוצר מדף בתחום SOX מספקת להם כלי תהליכי שחוסך להם את המצאת הגלגל מחדש, אך אינו מהווה קפיצת מדרגה או משהו תחרותי לארגון (מוגדר יותר כ nice to have). ניתן להגיע לאותן תוצאות (מיפוי נכון של תהליך) גם ללא כלים ארוזים אלה.
ניתן לצפות בסיכום הדיון המלא כאן.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה