To ERP or not to ERP?

בכמה שיחות עם ארגונים שעדיין לא נכנסו לERP ושוקלים את צעדיהם בתחום עלתה השאלה – האם כיוון הERP הוא כיוון שכדאי לקחת היום, לאור הניסיון הרב הנצבר, או שכדאי להשקיע בתחומים אחרים שיניבו ערך עסקי גבוה יותר?

במקביל, בשנה האחרונה שוחחתי עם שני ארגונים שכבר יישמו ומפעילים מערכות ERP, ושוקלים האם בדיעבד הכניסה של הארגון לתחום ה ERP הייתה כדאית (שאלה שמחלקת הIT קיבלה מההנהלה הבכירה)? מהן התועלות שהתקבלו?

אני מחלקת את פרויקטי ה ERP לשני סוגים (חלוקה הכרחית כדי לענות על שאלות אלה):

ERP 1: זהו הERP הקלאסי שכולל את התחום הפיננסי, הלוגיסטי ומשאבי אנוש. בתחום זה ארגונים מעוניינים להיות "סטנדרטים" ולעבוד בצורה דומה לזו שארגונים אחרים עובדים. עוד לא פגשתי ארגון שראה תועלת בפיתוח של מערכת הנהלת חשבונות ייעודית לצרכיו הספציפיים. להערכתי, כאן אין שאלה וברור שיישום ERP הנו הצעד הנכון – תחום ה ERP מספק את ה best practices / התהליכים הארוזים הג'נריים, שדומים וצריכים להיות דומים לאלו שמנוהלים בחברות אחרות. קטלוג סוג התועלת העסקית המתקבלת ממערכות ERP תחת קטגוריה זו, לדעתי, אינה צריכה להיות "חיסכון בעלויות פיתוח המערכות", או חיסכון בעלות הממשקים בין מערכות שונות, וגם לא בכיוון של התייעלות הארגון וחיסכון בעלויות, אלא לדעתי צריך להסתכל על מערכות ה ERP כמערכות תשתית לכל דבר – תשתית אפליקטיבית הכרחית. לאחר יש פה גם את האלמנט של "יישור קו" עם התעשייה. לדעתי, הערך העסקי עליו ארגונים דיברו בכניסה לפרויקטי ה ERP מגיע אח"כ, בשלבי ה ERP הבאים... אבל כדי להגיע אליהם צריך ליישם את אותה תשתית אפליקטיבית – ה ERP 1 – זהו הבסיס ממנו ניתן לצמוח הלאה.וכאן אני רוצה להדגיש את ההמלצה שכבר הפכה להיות שחוקה, אבל היא כ"כ נכונה, במיוחד לאור זאת שמדובר על תשתית אפליקטיבית שאמורה להיות די דומה מארגון לארגון – להיצמד עד כמה שניתן לחבילה. בישראל אנו נוטים לבצע שינויים רבים בחבילות מדף, ובתוכן גם חבילות ERP (עפ"י נתון באדיבות NessPro– המתבסס על מוצר בשם Intellicorp אותו היא מייצגת בישראל, ארגונים משתמשי SAP מפתחים כ-30% קוד מקוסטם לעומת סטנדרטי! זהו נתון מדהים כשלוקחים בחשבון שההמלצה היא לשקול פיתוח אם מדובר על שינוי של מעבר ל10-15% בחבילת המדף). מבדיקות שעשיתי לאחרונה על יחסי כוח אדם במחלקות ERP ראיתי קשר ברור בין רמת הקיסטום של הERP לגודל מחלקת הERP שתומכת בו לאורך זמן. אין ספק שארגונים שנצמדו לסטנדרט הרבה יותר יעילים ביחסי כ"א שלהם לעומת ארגונים שפיתחו דברים ייחודיים, וגם הרבה יותר גמישים "לשחק" עם נושא ה sourcing (להשתמש בחלקי משרות חיצוניות במקום להחזיק אדם פנימי במשרה מלאה לנושא מסוים פשוט כי הוא "מכיר את הייחודיות של הארגון שלנו").

ERP 2: השלב בו רוב הארגונים הגדולים בישראל נמצאים כיום, לאחר הכנסת ERP 1. כאן מדובר על הכנסת מודולים שכבר יותר מתקרבים לעיסוקו הייחודי של הארגון, והשמים הם הגבול מבחינת הערך העסקי האפשרי. בזכות אותה תשתית אפליקטיבית שיושמה בשלב ה ERP1, הארגון יכול להתרחב לתחומים שונים ולהכניס מודולים חדשים, בהנחה שהספק בדר"כ יקדים את צרכי הארגון (לדוגמה, כאשר נכנסת רגולציה חדשה בשוק וספק ה ERP כבר פיתח/רכש יכולות אלה, כך שהארגון יכול להתמודד עם דרישות אלה ע"י הכנסת אותו מודול, מה שהיה מצריך ממנו מאמץ גדול הרבה יותר בפיתוח היכולות בעצמו). כלומר, ההתקדמות הזו עם צרכי השוק והארגון זהו בעצם הערך האמיתי שמתקבל בסוף הדרך. ההתרחבות כאן היא גם לתחומים ורטיקליים/תחומי ליבה, וגם לתחומים הוריזונטליים (לדוגמה, הכנסת מודול ניהול סיכונים, תכנון תקציב, פורטל משולב, BI משולב וכד'). משלב זה, ה ERP 2, בהחלט ניתן ורצוי לצפות לתועלות עסקיות, שהתקבלו בזכות אותה תשתית אפליקטיבית – ה ERP 1.הבעיה מתחילה כשההנהלה מחליטה לבדוק בסופו של שלב ה ERP 1 (לאחר מאמץ לא מבוטל, בדר"כ, של כל הארגון), מה בעצם קיבלנו מהמאמץ האדיר הזה?

לסיכום, כדי להתחיל להתמודד עם השאלה – To ERP or not to ERP – הארגון צריך לענות על השאלה עד כמה הוא מעוניין לעבוד "סטנדרטי" כמו ששאר התעשייה עובדת? באילו תהליכים כן ובאילו לא?בכל מקרה, בחירה בכיוון ה ERP צריכה לגרור אחריה תהליך תיאום ציפיות עיקש בנוגע לסוג הערך שאמור להתקבל מפרויקט זה. תיאום ציפיות זה עשוי לעזור באותה שאלת הערך והתועלת העסקית, וגם לסייע במיזעור הלחץ מהגורמים העסקיים להתאים את החבילה לצרכיהם הייחודיים. יש להבהיר כי כניסה לעולם הERP משמעותה התיישרות לפי תהליכים עסקיים סטנדרטיים ולשאוף עד כמה שניתן (תחת האילוצים הרבים הקיימים, שבחלקם פוליטיים) לבצע שינויים הכרחיים בשלב השני של הפרויקט, בו המשתמש יותר יודע מה הוא צריך. הארגון גם צריך להבין שהכנסת ERP משמעותה הכנסת תשתית אפליקטיבית שמרגע הכנסתה תהווה מעין "ברירת מחדל" לתחומים אפליקטיביים שונים שהארגון ירצה להיכנס אליהם, והשאלה הראשונה שישאל – "למה שלא ניישם את המודול של ספק הERP שלנו – שהפך להיות ספק האפליקציות שלנו?" ותשובה שלילית לשאלה זו תצטרך להיות מנומקת. כלומר, הארגון בוחר שותף אפליקטיבי שילווה אותו בצרכיו האפליקטיביים העתידיים השונים.