להלן כמה טיפים שנלמדו כתוצאה מפרויקטי ERP רבים שהתבצעו בישראל:
- לבחור היטב את אנשי היישום של הספק (לבדוק המלצות ויישומים קודמים), הדבר במיוחד נחוץ כאשר סוגרים פרויקט ב “Fixed". לדרוש אנשים ספציפיים עד כמה שניתן, גם אם זה אומר עלות גבוהה יותר. ארגונים רבים הדגישו כי איכות וניסיון אנשי היישום מהווים גורם מכריע בהצלחת היישום, ועמידה בלו"ז.
- מה שכבר נשמע כמו המלצה שחוקה לחלוטין מוכיח את עצמו - השלב הראשון של היישום צריך להיות כמה שיותר "סטנדרטי" (לנסות להיצמד לחבילה ולא לבצע שינויים רבים). לאחר שימוש של 2-3 שנים במערכת, המשתמשים הרבה יותר יודעים להגיד מה הם רוצים ואיך הם רוצים וצריכים לעבוד. ארגונים רבים נמצאים כעת בשלב זה.
כמו כן, יישום סטנדרטי יסייע משמעותית בהמשך הדרך להוריד עלויות תחזוקה ותמיכה שוטפות. מסקר יחסי כוח אדם שביצענו בישראל עלה בצורה ברורה כי בארגונים בהם נצמדו יותר לסטנדרט, מחלקת ה ERP משמעותית קטנה יותר מארגונים בהם פותחו שינויים רבים והמערכת הותאמה משמעותית לצרכי הארגון. אין זה מפתיע, שכן הדבר משפיע ישירות על יכולת הארגון לעבוד מול ספקי תחזוקה חיצוניים. כשהיישום הנו סטנדרטי אפשר להיעזר בכ"א חיצוני בצורה יותר תכופה, מה שיכול לסייע בעבודה במודל של חלקי משרות במקום החזקת אדם במשרה מלאה לתפקיד ייעודי. בארגונים בהם היישום כ"כ ספציפי לאותו ארגון, אין ברירה אלא להחזיק אדם שמכיר את היישום והארגון ולא ניתן להחזיק אותו ב"רבע / חצי משרה". נציין כי בישראל רמת השינויים שארגונים מבצעים במערכות הERP (ובכלל) הנה גבוהה משמעותית מזו המקבילה בחו"ל. בהמשך אקדיש לכך פוסט מפורט. - תמיכה לאחר עלייה לאוויר – משתמשים ציינו כי זהו נושא בעייתי שלרוב אינו מתוקצב / מוערך באופן מספק. תמיכה של חודש לאחר עלייה לאוויר לא מספיקה! זוהי התקופה שהארגון מתחיל לעכל "מה נחת עליו", משתמשים רק מתחילים להשתמש, ורק אחר כך מתחילות הבעיות והבדיקה בפועל של כל התהליכים שתוכננו. כל דבר שעושים בפעם הראשונה צריך ללוות את המשתמש. למודולים הקשים היו לקוחות שציינו כי היו צריכים ליווי של 4-6 חודשים.
- בפרויקטים כיום אני ממליצה בחום לבחון שימוש בכלי EPSS – Electronic performance support system או כלים אחרים המסייעים בתחום של הטמעה ולמידה מתמשכת. כלים אלה יכולים לסייע בהפחתת עלויות הדרכה ראשוניות ושוטפות, והנם כלים יעילים להדרכת והנחיית המשתמשים תוך כדי ביצוע הפעולות ברמה תפעולית.
- לתקצב ו/או לפרט בחוזה באופן פרטני את נושא ההדרכה –במיוחד בעייתי כשמדובר במספר גדול של משתמשים. אנחנו כל הזמן שומעים מלקוחות שתקציב ההדרכה היה נמוך מדי ולא נלקח בחשבון. היו מקרים בהם הספקים "ספגו" את רוב הפער אבל לעתים הארגונים עצמם. ישנם לקוחות שציינו כי הם לא חשבו לתקצב דברים כגון עזרים טכניים, הדפסת חומרי הדרכה... ארגונים אחרים הניחו ששיטת ה Train the Trainers תספק אותם ובפועל זה לא הספיק.
- ארגונים עמם שוחחתי המליצו כי אותם אנשים שמשמשים חלק מצוות היישום הפנימי בשלב הקמת הפרויקט ישמשו חלק מצוות ה- Center of Excellence של הפרויקט לאחר עלייתו לאוויר.
- נושאים שבעבר לא תוקצבו וכיום מקבלים יותר חשיבות: הסבת נתונים, טיוב נתונים ובדיקות. אלה פרויקטים חשובים בפני עצמם.
- המלצה חשובה אשר לפני כמה שנים לא ממש הייתה רלוונטית: להתחיל מראש, כבר בשלב הראשוני, עם BI ופורטל. לא לחכות ל"שלב ב". שילוב ה-BI כבר בשלב הראשוני מאפשר לקבל "תוצרים" מהיישום באופן מהיר, והפורטל צריך להיבחן ככלי המאפשר סביבת עבודה יותר נוחה למשתמשים. יש לבדוק אילו רכיבים פורטלים קיימים ניתן לקבל מראש מהספק (לדוגמה, בתחום הרכש וה HR לרוב ישנם "פורטלטים" מוכנים/סביבות עבודה מוכנות). מניסיון לקוחותינו, סביבת פורטל מעל ERP משפרת משמעותית את יכולת העבודה מול המערכת ומקצרת תהליכים "מסורבלים".
המלצות שונות נוספות ניתן למצוא:
1. כאן
2. כאן
3. כאן
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה