ניהול מסמכים תפעוליים קשורים לתהליכים תפעוליים בארגון ובד"כ מקושרים למערכות ERP/ CRM/ מע' תפעוליות אחרות (מסמכים כגון חשבוניות, הזמנות וכד').
ניהול מסמכים רכים מתייחסים לניהול מסמכים משרדיים שאינם קשורים למערכות תפעוליות, והצורך לנהל אותם נובע מהרצון "לעשות סדר", למנוע מצב של יצירת אותו פריט תוכן פעמיים, לנהל ולארגן את המידע הארגוני, ולעיתים רק מהצורך לחסוך בשטח אחסון.
כמעט כל המשתתפים סיפרו על יישומי ניהול מסמכים שכבר פועלים בארגוניהם לצורך מסמכים המוגדרים כתפעוליים וכאלה שנמצאים וחיים במערכות התפעוליות (מסמכי רכש, חשבוניות, חוזים וכד'). ניהול מסמכים תפעוליים הנו צורך מאוד ברור, ובד"כ אין כל ויכוח על נחיצות היכולת לתייק מסמכים מסוג זה ולאחזר כשצריך. מערכות לניהול מסמכים תפעוליים הפכו להיות די קריטיות.
באשר לניהול מסמכים "רכים", רובו הגדול של המשתתפים בדיון אינם עושים שימוש במערכת ניהול מסמכים או בשיטות מוסדרות לתיוק מסמכים "רכים" (כלומר, מסמכים שאינם קשורים לתהליכי עבודה ספציפיים ו/או אינם מקושרים לאפליקציות הארגוניות). מסמכים אלה לרוב מיועדים יותר לצרכי ניהול ושיתוף ידע. העובדים שומרים מסמכים אלה בשרתי הקבצים, לעתים בספריות משותפות ולעתים בספריות לוקאליות. מסמכים רכים יכולים לכלול פריטי דואר בלשכות, מסמכים פנימיים של מחלקת ה-IT: מסמכי אפיון, דרישה וכד'. לרוב אין נהלים ברורים לשיטות התיוק והאחזור, והנושא די לא מטופל. בנוגע לצורך, נראה שהוא אכן קיים אך לא מוגדר כצורך "בוער" וכנראה שארגונים "למדו לחיות עם המצב".
פיתרון אחד גדול או מספר פתרונות ממוקדים?
אצל רוב משתתפי הדיון עלתה ההתלבטות בשלב כלשהוא לגבי שתי גישות ניהול מסמכים:
- גישה ראשונה - פיתרון גדול ומקיף, תשתית ניהול מסמכים אליה ייגשו כל המערכות
החסרונות שצוינו לגישה זו: מורכבות גבוהה ביישום פיתרון מסוג זה, עלויות גבוהות, משמעות של מכרז גדול בארגונים המחויבים במכרז, וצוות גדול שנדרש לתחזק את המערכת.
היתרונות שצוינו לגישה זו: כל המסמכים מנוהלים במקום אחד, נדרש צוות מקצועי שמכיר סביבה אחת בלבד ולא כמה סביבות שונות. - גישה שנייה – פתרונות שונים לצרכים שונים (כל מחלקה עם פיתרון מתאים לה)
החסרונות שצוינו לגישה זו: מספר צוותים למספר סביבות, יצירת איים שקשה לחבר ביניהם אחר כך באם הצורך מתעורר.
היתרונות שצוינו לגישה זו: פתרונות מהירים וזולים, מפשט יציאה לפרויקט, מביא לניצחונות קטנים יותר מהר מבלי לעכב מחלקות שונות לאורך זמן.
אחד מהארגונים סיפר על בחירה בגישה השנייה (כל מחלקה עם הצרכים שלה ובהתאם לכך בוחרים פיתרון מתאים). יחד עם זאת, אותו ארגון סיפר על כמה קווי מדיניות משותפים לכלל הפתרונות ואף צוות מרכזי שמטפל בנושאים משותפים אלה: דרך אחידה להגדרת משתמש והרשאות, מדיניות אחידה לטיפול בגיבויים, גיבוש UI – ממשק המשתמש, מדיניות אחידה להעברה לארכיון טווח-ארוך, בניית עץ ארגוני שישרת את כולם (מעבר לכך, כל יישום בונה לעצמו עץ). בארגון זה יש צוות מרכזי שיטפל בכל אותם "שירותים רוחביים".רבים ממשתתפי הדיון סיפרו על מצב בו ישנן מערכות שונות לצרכים שונים – מערכת לניהול מסמכי ההדרכה, מערכת לניהול תיקי לקוחות, מערכת לניהול תיק עובד וכד'.
ארגון אשר עושה שימוש בשתי מערכות שונות סיפר כי עד שלב מסוים במחזור החיים של המסמך הוא מנוהל במערכת אחת, וכאשר המסמך עובר לשלב יותר "מוגמר" הוא עובד למערכת השנייה.
לסיכום:
מערכות ניהול מסמכים בראש ובראשונה משרתות את הארגון, ופעמים רבות המשתמש הבודד פחות נהנה מהתוצרים ואף נאלץ לשנות הרגלי עבודה על מנת לשרת את אותה מערכת ארגונית, מכאן אתגר ההטמעה הקשה של מערכות ניהול תוכן.
רמת הקריטיות של מערכות ניהול מסמכים עולה כשמדובר במסמכים תפעוליים עמם הארגון עובד בצורה יום יומית. רגולציות ודרישות משפטיות הולכות וגוברות מחייבות שמירת המסמכים לאורך זמן. במפגש השתתפו רק מעט ארגונים שהצליחו להעביר חלק ניכר מהמסמכים הפיזיים לדיגיטליים (כולל החתמת הלקוחות בצורה דיגיטלית).
נושא ניהול המסמכים הרכים עדיין בחיתוליו. רוב הארגונים עדיין לא מטפלים בנושא זה בצורה מערכתית למרות שהצורך קיים, בין השאר בשל הרגשה של "אי דחיפות". לעומת זאת, נושא ניהול מסמכים תפעוליים נחשב כיום לכמעט קריטי לצורך התפעול השוטף של הארגון, קיים צורך לגיבוש ארכיטקטורה חדשה בתחום זה על מנת לאפשר גישה למסמכים ללא תלות במקום/בסביבה התפעולית בה הם שמורים, דבר בעייתי לביצוע כיום בשל גישת ה"איים" הקיימת ברוב הארגונים.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה